FORMULIR

Dalam komunikasi tertulis diperlukan sarana atau media komunikasi yang efektif dan efisien, berupa surat dan juga formulir. Formulir dan surat sangat mendukung efisiensi kerja perkantoran. Walaupun keduanya sering diperlakukan dengan cara yang sama, namun tidak semua surat berupa formulir juga sebaliknya tidak semua formulir berupa surat.

Banyak organisasi, instansi dan perusahaan swasta yang memanfaatkan formulir sebagai sarana komunikasi organisasinya.

Formulir adalah sehelai kertas tercetak yang menyediakan ruangan untuk dimuat catatan-catatan atau informasi atau instruksi-instruksi yang akan diteruskan kepada individu-individu atau organisasi lain. Ada juga yang mengartikan formulir  sebagai  lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap  dan  juga bagian lain yang memiliki ruang untuk diisi dengan bagian yang tidak tetap.

Formulir merupakan alat penting untuk menciptakan dokumen karena formulir menentukan informasi apa yang akan dikumpulkan dan disimpan.

Beberapa contoh formulir yang sering digunakan dalam aktivitas perkantoran misalnya : formulir permintaan bahan/barang (requisitions), formulir data penjualan (sales data), formulir order-order pembelian (purchase order), faktur-faktur (invoice), kartu tamu (guest card), kartu komentar tamu (guest comment) dan sebagainya.

Ada beberapa alasan penting mengapa formulir digunakan :

a)         Untuk keseragaman atau pembakuan kerja  (work standarization)

b)         Untuk mempermudah dalam penggolongan (clasification) data.

c)         Untuk mempermudah pemberkasan (filing) baik sistem maupun tempatnya.

d)         Untuk mempermudah penertiban prosedur dan tata kerja.

e)         Sebagai alat pemberian instruksi.

f)          Sebagai alat perencanaan, karena di dalamnya terdapat data dan fakta baik yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif.

g)         Sebagai alat untuk kontrol dan evaluasi baik kuantitatif maupun kualitatif.

Menurut Sedarmayanti, tujuan dan manfaat digunakannya formulir oleh setiap kantor adalah :

1.       Mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali keterangan yang sama atau berulang-ulang. Hal ini penting guna menghemat waktu kerja dan menghindarkan kelelahan serta kebosanan kerja;

2.       Mengadakan keseragaman atau pembakuan kerja;

3.       Mempermudah dalam mengklasifikasikan data;

4.       Mempermudah tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja;

5.       Sebagai alat pemberian instruksi;

6.       Sebagai alat perencanaan karena di formulir terdapat data kuantitatif dan kualitatif;

7.       Sebagai alat pengawasan dan evaluasi;

Dengan demikian apabila formulir dirancang secara benar berdasarkan perspektif sistem manajemen kearsipan, formulir dapat mempercepat arus kerja di dalam kantor atau organisasi secara keseluruan akan mampu meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan operasional serta mengurangi biaya.

Bagian-bagian Formulir

Umumnya, bagian-bagian penting sebuah formulir adalah :

Bagian-bagian formulir :

1. Pendahuluan :

·         Identitas perusahaan

·         Nomor formulir

·         Tujuan formulir

·         Judul formulir

2.  Tempat pengisian/pencatatan ; format dapat berupa isian titik-titik, tabel atau kolom  yang memuat instruksi/pertanyaan mengenai data/informasi yang harus diisi;

3. Penutup :

·         Tanggal dibuat dan ditandatangani

·         Tanda tangan

·         Instruksi tambahan (jika ada)

Dalam operasional kantor, formulir mempunyai manfaat menghemat waktu,tenaga dalam hal penulisan serta biaya dalam hal penggunaan kertas, memudahkan dalam hal menyimpan dan mencatat, adanya keseragaman sehingga mengurangi terjadinya penyimpanan dan mengurangi kegiatan fotocopy.

Tidak efisiennya suatu formulir dapat disebabkan oleh beberapa faktor seperti :

a)       Formulir seringkali dibuat melalui prosedur yang salah.

b)       Formulir sulit diisi.

c)       Formulir memuat informasi yang tidak dibutuhkan.

d)       Formulir seringkali tumpang tindih dengan yang lain.

e)       Formulir sudah kadaluarsa.

f)        Instruksi formulir kadang tidak lengkap dan tidak jelas.

g)       Desain formulir standar.

Bila dilihat dari kerangka daur hidup arsip  (life circle of record) manajemen formulir berada pada fase penciptaan (creation). Standarisasi dan desain formulir akan menentukan data dan informasi apa saja yang layak direkam dalam suatu  formulir. Isi data dan informasi yang akan direkam sebaliknya juga akan menentukan kualitas kertas dari formulir.

Informasi yang dianggap penting bagi organisasi atau sangat vital bagi keberlangsungan hidup organisasi harus menggunakan kualitas yang tinggi.