Salah satu faktor penting yang turut
menentukan kelancaran pelaksanaan tata usaha adalah penyusunan tempat kerja dan
alat perlengkapan kantor dengan sebaik – baiknya. Penyusunan alat – alat kantor
pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan
bekerja bagi para pegawai di sebut tata ruang perkantoran.
Tata ruang yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan
dalam menyelesaikan pekerjaan.
Dalam kantor,
informasi mengalir dalam suatu alur sebagaimana aliran bahan mentah dalam
sebuah pabrik. Masing-masing memiliki rute atau jalur pengangkutan. Kantor yang efektif harus mengatur
waktu perjalanan
masing-masing seminimum mungkin, sehingga memudahkan pekerjaan yang akan dilakukan dan mengarah pada
efisiensi dan produktivitas kerja.
Sebagai pusat
pelayanan informasi, kantor harus merupakan satu lingkungan yang kondusif bagi pegawai untuk bekerja. Mengatur ruang secara cermat merupakan hal penting, dan hendaknya sudah
dilakukan sejak satu gedung kantor baru
sedang direncanakan
untuk dibangun, atau suatu kantor sedang di renovasi atau satu ruangan kantor
sedang di tata ulang.
Perencanaan
sebuah gedung kantor baru atau renovasi sebuah gedung lama membutuhkan satu
kajian yang cermat untuk menentukan penggunaan ruang yang paling efisien.
A.
Pengertian dan Tujuan Tataruang
Perkantoran
Berikut di bawah ini adalah beberapa pengertian Tataruang
kantor yang diungkapkan oleh beberapa pakar.
1. Littlefield & Peterson dalam Modern Office Management (1956)
“Office layout may be defined as the arrangement of furniture and
equipment within available floor spaces”
2. George R Terry dalam Office
Management and Control (1958:)
“Office layout is the determination of the space requirements and of the
detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement
of the physical factors considered necessary for the execution of the office
work within reasonable costs”
Tata ruang kantor dapat diartikan sebagai penyusunan
perabot dan alat perlengkapan kantor serta pengaturan faktor-faktor fisik
lainnya yang dianggap perlu untuk menunjang tercapainya tujuan kantor.
Tata ruang kantor menyangkut penampilan fisik kantor, terutama
yang berkaitan dengan desain gedung (misalnya : lokasi jendela, lift, dan sistem pipa air,
pemanas, listrik); kebutuhan organisasi termasuk
lokasi bagian-bagian kantor, fasilitas khusus seperti, pelayanan lokasi,
instalasi komputer dan kebutuhan eksekutif kantor; tempat pekerjaan dilakukan;
sifat dan jumlah pekerja yang saat ini bekerja sebagaimana jumlah yang
direncanakan di masa depan; dan peralatan dan perabotan yang dibutuhkan untuk
melengkapi pekerjaan yang ditetapkan.
Ada banyak keuntungan yang diperoleh dari penataan ruang
kantor, antara lain mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena
berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu. Keuntungan lainnya adalah
memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien dan menjamin kelancaran
proses pekerjaann.
Tujuan dari penataan ruang kantor adalah :
1.
Menyediakan ruangan yang cukup bagi para
pegawai dan memaksimumkan
penggunaannya;
2.
Menyediakan ruang kerja yang nyaman
dan tenang bagi pegawai, pelanggan dan publik umum yang ada di lingkungan kantor;
3.
Mendisain tempat kerja yang mendukung metode kerja yang baik dan yang sejalan
dengan sistem alur kerja namun berbiaya rendah;
4.
Menselaraskan penggunaan ruang dengan semua faktor-faktor lingkungan yang berkaitan , seperti : pemanas, lampu, warna dan pengatur
kebisingan;
5.
Memungkinkan perubahan tata letak dan pengaturan ulang tempat kerja bila suatu saat terjadi perluasan atau pengembangan kebutuhan ruang;
6.
Memperlancar komunikasi antar pegawai melalui tata ruang;
7.
Meninjau secara periodik semua aspek program
manajemen ruang dan melakukan perbaikan jika diperlukan;
B. Kebutuhan Organisasi Dalam Tata Ruang
Struktur Organisasi sebuah kantor biasanya mempengaruhi tata letaknya. Dalam
banyak perusahaan besar, seperti farmasi, bahan kimia industri, bahan kimia
pertanian, lokasi pabrik dan kantor terpisah. Perusahaan-perusahaan ini memiliki kantor cabang
yang tersebar secara geografis. Mungkin jenis organisasi yang paling umum,
terutama untuk kantor kecil, adalah satu rencana departemen yang diatur menurut
fungsi pembelian, pemasaran, akuntansi, kredit dan pelayanan administratif.
Tataruang kantor yang baik akan memberikan
manfaat-manfaat sebagai berikut:
1.
Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para karyawan karena mondar-mandir
untuk sesuatu yang tidak perlu.
2.
Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3.
Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien karena luas lantai
dipergunakan secara efisien untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4.
Mencegah para karyawan di bagian tertentu terganggu oleh public yang akan
menemui suatu bagian tertentu.
Pengaturan tataruang yang baik dalam satu kantor harus
memperhatikan syarat-syarat berikut:
1.
Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya harus dapat menempuh
jarak yang sependek mungkin.
2.
Rangkaian aktivitas tata usaha harus dapat mengalir secara lancer.
3.
Segenap ruang sebaiknya dipergunakan secara efisien untuk keperluan
pekerjaan.
4.
Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai harus dapat terpelihara.
5.
Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
6.
Pihak luar yang mengunjungi kantor yang
bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi itu.
7.
Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk
berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan.
C. Pedoman Ruang Untuk Kerja Yang
Efisien
Pedoman ruang berikut akan membantu manajer administrasi
kantor dalam mencapai efisiensi kerja.
1.
Untuk mengurangi garis komunikasi dan transportasi menjadi minimum, satu
garis lurus informasi lebih dianjurkan (formulir, catatan, laporan, dst)
dibandingkan dengan garis zigzag
2.
Ruang terbuka yang luas lebih baik daripada ruang kecil dengan pola area
yang sama. Pengawasan dan kontrol dapat dilaksanakan dengan mudah, komunikasi
antar individu pegawai lebih langsung, dan pencahayaan dan ventilasi yang
baik lebih mungkin.
3.
Partisi, sekat dan tanaman yang dapat
dipindah harus digunakan sebagai alternatif kantor pribadi dibanding dengan
dinding yang tetap.
4.
Ruang harus dibicarakan sebanyak mungkin tanpa membatasi individu dipusat
kerja. Banyak uang yang dapat dihemat dengan membuat fungsi ruang yang lebih
baik, terutama bahwa ruang diatas meja.
5.
Kantor yang membutuhkan kontak yang signifikan dengan masyarakat (seperti
departemen pembelian, penjualan, dan personalia) harus ditempatkan di tempat
yang dapat diakses masyarakat. Kantor yang membutuhkan kerahasiaan kerja atau
privasi (seperti departemen akuntansi, pemograman komputer, penelitian dan
pengembangan) harus dipindahkan jauh dari akses masyarakat.
6.
Alokasi ruang harus didasarkan pada aliran kerja utama yang berfungsi
disekitar sumber dokumen seperti, perintah pembelian, kartu waktu, dan invoice
penjualan. Hal ini berakibat bahwa departemen yang sering berkomunikasi dengan
departemen lain harus ditempatkan berdekatan satu sama lain. Contoh dari
hubungan ini adalah antara departemen personalia dan penggajian. Pegawai yang sering berkomunikasi dengan departemen lain harus
ditempatkan sedekat mungkin dengan departemen tersebut.
7.
Kebutuhan kerja dimasa yang akan datang harus diramalkan dalam hubungan
dengan proyeksi volume penjualan. Satu pedoman yang digunakan dalam peramalan
itu adalah pertumbuhan rata-rata volume kerja kantor setelah beberapa tahun
tumbuh.
8.
Faktor penerangan, ventilasi, tingkat kebisingan, dekorasi ruang juga harus
dipertimbangkan dalam merencanakan tata letak karena pengaruh mereka terhadap
efisiensi pekerja.
D. Asas
– asas Tata Ruang kantor
Ada 4 asas pokok tata ruang kantor:
·
Asas mengenai jarak
terpendek
·
Asas mengenai
rangkaian kerja
·
Asas mengenai
penggunaan segenap ruang
·
Asas mengenai
perubahan susunan tempat kerja
E. Macam-Macam Tata Ruang
Kantor
Tata ruang kantor terdiri dari Tata
ruang kantor tertutup, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor
berpanorama.
1. Tata ruang kantor tertutup (close
plan offices), adalah ruang untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-kamar
kerja. Keuntungannya :
·
Konsentrasi kerja lebih terjamin .
·
Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih
terjamin atau terlindungi .
·
Untuk menambah kewibawaan, sehingga status
pejabat selalu terpelihara .
·
Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa
ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memilik.
Tata ruang kantor
tertutup juga memiliki beberapa kelemahan, diantaranya :
·
Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga
kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang .
·
Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaa ruang, pengaturan
penerangan dan biaya peralatan lainnya .
·
Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada
perubahan dan perkembangan organisasi
·
Mempersulit pengawasan .
·
Memerlukan ruangan yang luas .
2.
Tata ruang kantor terbuka memiliki
banyak keuntungan, antara lain :
·
Mudah dalam pengawasan
·
Mudah dalam komunikasi dan koordinasi kerja
antar pegawai
·
Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan
kerja
·
Memudahkan penempatan,penggunaan dan
perawatan peralatan kerja
·
Lebih fleksibel dalam perubahan lay out
ruangan tanpa memerlukan biaya tinggi
Selain kelebihannya, tata ruang jenis ini juga memiliki
kelemahan, diantaranya :
·
Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan
atau kebisingan
·
Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan
dengan penuh konsentrasi
·
Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan
tidak nampak jelas
·
Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit
dilakukan
·
Kemungkinan nampak adanya penumpukan berkas
atau kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan
yang kurang baik
3.
Tata ruang kantor berhias atau
bertaman/berpanorama (Landscape offices), adalah
ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk
ruangan ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti
pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman,
menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.
Keuntungan tata
ruang berpanorama adalah :
·
Para pegawai akan merasa nyaman dan betah
bekerja
·
Ketegangan syaraf dapat berkurang atau
dihindarkan
·
Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau
dihindarkan
·
Produktivitas kerja dapat meningkat
Namun kerugian menggunakan tataruang ini adalah :
·
Biaya cukup tinggi, baik dalam pembuatan
maupun perawatannya
·
Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan
tidak murah
Komentar
Posting Komentar
Tinggalkan komentar Anda..