MANAJEMEN ARSIP

Pada generasi  serba elektronik  ini,   informasi  telah menjadi  kebutuhan vital  bagi setiap  organisasi,  baik bagi  organisasi  pemerintah maupun dalam dunia bisnis. Informasi  menjadi   bagian   yang   sangat   penting   urituk  mendukung proses   kerja   administratif   dalam  pelaksanaan  fungsi-fungsi  manajemen   di dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi  yang berkembang dengan cepat.

Arsip (record) yang merupakan informasi terekam (recorded information) dari kegiatan   administrasi   dan   manajemen   organisasi   akan   terus   tumbuh   dan berkembang   secara  akumulatif   sesuai  dengan  semakin  kompleknya   tugas  dan fungsi organisasi.

Akumulasi arsip yang semakin banyak ini apabila tidak dikelola dengan   baik   yang   seharusnya  mendukung  proses   kegiatan   administrasi   dan manajemen   akan  menjadi   beban   bagi   organisasi.   Pemandangan-pemandangan   arsip   yang menumpuk,  dibiarkan  tertimbun bercampur  dengan barang   rongsokan  lainnya menjadi  pemandangan   yang   lumrah hampir  di setiap  instansi.  Kondisi arsip yang tidak terawat, acak-acakan bahkan rusak akan menyulitkan ketika kantor membutuhkan data atau informasi sebagai bahan pendukung tercapainya tujuan organisasi. Untuk itu dibutuhkan suatu pengelolaan arsip yang tepat     sehingga   dapat  menciptakan   efektifitas,   efisiensi   dan   produktifitas   bagi organisasi.

Pengertian Arsip

Konsep dasar mengenai  arsip atau records  adalah : merupakan suatu bukti  dari suatu kejadian atau kegiatan yang direkam dalam bentuk yang  nyata   atau bersifat   tangible sehingga   memungkinkan   ditemukan   kembali.  

Menurut The Liang Gie dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran Modern, (2000:116), arsip adalah kumpulan warkat-warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali digunakan dan diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Sedangkan  Atmosudirdjo, 1982:157-158 (Wursanto, 1991:14) menjelaskan arsip (archief dalam bahasa Belanda) mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut:

1.       Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akta-akta, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.

2.       Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan tersebut.

3.       Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri

4.       Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang berasal dari bahasa latin filum yang berarti tali atau benang. Pada awalnya orang-orang Inggris menyatukan warkat dengan cara mengikat dengan tali atau benang

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran (Wursanto, 1991:13), arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara tertur,  berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1.         Warkat tersebut harus masih mempunyai kegunaan

2.         Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana

3.         Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali.

Menurut UU nomor 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2 :“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.”

Media arsip dibagi kedalam beberapa kategori.  Pertama , arsip-arsip dengan media  elektronik  (electronic  media)  yang meliputi  dis  magnetik,  diskettes,  pita magnetik dan disk optik. Kedua, media mikrofotografik (microphotographic media) yang meliputi  microfilm atau microfiche dan computer  output  microforms  (COM).  Bentuk  media yang ketiga adalah arsip-arsip dengan basis kertas. Arsip ini umumnya berbentuk hard copy. Bentuk medis terakhir adalah media video dan suara atau biasa dikenal audiovisual media.

Media  ini  digunakan untuk menyimpan arsip-arsip gambar  bergerak dan suara. Berdasarkan pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa apapun jenis arsip harus  memiliki unsur-unsur (1) harus merupakan informasi terekam, (2) memiliki bentuk media yang nyata dalam arti dapat dilihat dan dibaca, diraba, dan didengar, dan yang terakhir (3) arsip  memiliki   fungsi   dan  kegunaan.  Kegunaan  ini   dapat  mempakan  evidance   atau memiliki   suatu   legalitas   tertentu   yang   dapat   digunakan   didalam  rangka  menunjang birokrasi pemerintahan dan bisnis.

B.    Fungsi Arsip

Fungsi arsip dapat dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis (UU No. 7 tahun 1971). Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang dipergunakan secara langsung di   dalam   perencanaan,   pelaksanaan   penyelenggaraan   kehidupan   kebangsaan   dan pemerintahan pada umumnya atau digunakan secara langsung didalam penyelenggaraan administrasi negara. Sementara arsip statis tidak lagi dipergunakan didalam fungsi-fungsi manajemen   organisasi   pencipta,   tetapi   dapat   dimanfaatkan   untuk   kepentingan pendidikan dan penelitian.

Arsip   dinamis   berdasarkan   pada   frekuensi   penggunaannya   dapat   dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan inaktif. Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang   secara  langsung   dan   terus-menerus   dibutuhkan   dan   dipergunakan   di dalam penyelenggaraan  administrasi.  Sedangkan arsip dinamis   inaktif  merupakan arsip-arsip dimana   frekuensi  penggunaannya  untuk penyelenggaraan administrasi   sudah  semakin berkurang.

Suatu arsip dapat dipertimbangkan menjadi inaktif jika dipergunakan kurang dari 10   kali   dalam  satu   tahun.  Frekuensi   penggunaan   ini   sebenarnya   tergantung   kepada kebutuhan organisasi masing-masing. Setiap organisasi dapat memiliki  tingkat frekuensi penggunaan arsip berbeda-beda, walaupun jenisnya sama.

Secara umum setiap organisasi memiliki arsip dinamis aktif dan inaktif. Prosentase kuantitas arsip dinamis yang disimpan atau yang dimusnahkan secara umum terdiri dari: (a) 25% arsip dinamis disimpan dalam bentuk arsip aktif (b) 30% arsip dinamis disimpan dalam bentuk arsip inaktif (c) 35% arsip dinamis  dapat  dimusnahkan  (d)  Hanya  10% arsip dinamis  yang  memiliki  nilai permanen dan dapat disimpan di arsip nasional sebagai arsip statis.

Keberadaan   arsip   sebenarnya   mencerminkan   suatu   endapan   informasi pelaksanaan kegiatan administrasi/transaksi yang memerlukan pengaturan. Manajemen  arsip akhirnya harus memperhatikan dua komponan utama, yakni  substansi informasi yang   terekam   dan  fungsi   itu   kaitannya   dengan   tugas   instansi/organisasi   yang bersangkutan.  Arsip   dinamis   ini  memiliki   beberapa   fungsi   yang   dapat   dimanfaatkan sebagai sumber informasi bagi organisasi.

Fungsi arsip ialah:

a. Mendukung proses pengambilan keputusan;

b. Menunjang proses perencanaan;

c. Mendukung pengawasan;

d. Sebagai alat pembuktian;

e. Memori perusahaan/organisasi;

f.  Untuk kepentingan politik dan ekonomi;

C.    Tujuan Manajemen Arsip

Tujuan manajemen arsip  adalah kemampuan menyajikan  arsip yang benar kepada  orang  yang  berwenang  pada  waktu  yang  tepat  dengan biaya  semurah mungkin.

Manajemen arsip  yang baik pada akhirnya harus dilihat dari seberapa  jauh pengaturan informasinya dapat digunakan secara langsung untuk menunjang kebutuhan akan penyelesaian administrasi organisasi yang bersangkutan. Manajemen arsip  dapat berfungsi   sebagai  bagian dari   sistem  informasi  manajemen,  dengan  asas  penyajian  tepat  informasi, tepat waktu, tepat guna, tepat sasaran dan dilaksanakan dengan biaya serendah mungkin.  Dengan  demikian  manajemen   kearsipan   harus  merupakan   suatu   sistem  dan sekaligus sub-sistem dalam administrasi organisasi.

Berdasar hal tersebut diatas manajemen arsip mempunyai tujuan sebagai berikut:

a.           Mengendalikan penciptaan arsip sehingga arsip yang disimpan yang penting saja.

b.           Mewujudkan  efisiensi  dan  efektifitas  pengelolaan  arsip,   yaitu menggunakan biaya   yang seminimal  mungkin  tanpa mengurangi  pengamanan arsipnya  baik  fisik maupun informasinya dengan penemuan kembali yang secepat mungkin.

c.           Menciptakan  penyusutan arsip  secara  tepat,  yaitu  menetapkan dengan tepat kapan suatu arsip itu dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip inaktif, kapan memusnahkan, dan kapan menyerahkan  arsip  yang bernilai  guna   sekunder   tetapi   tak bernilai  guna primer ke instansi yang berwenang (ANRI/ANWIL).

D.    Jenis-Jenis Arsip

Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan seperti yang di anggap kebanyakan orang, jenis-jenis arsip dapat kita bedakan sebagai berikut :

1)       Arsip menurut subyek atau isinya, misalnya :

a.       Arsip kepegawaian, contoh ; data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan sebagainnya.

b.       Arsip keuangan, contoh ; laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar.

c.        Arsip pemasaran, contoh ; surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan sebagainnya.

d.       Arsip pendidikan, contoh ; kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, rapor, transkrip mahasiswa, dan sebagainnya.

2)       Arsip menurut Bentuk dan Wujud Fisik

Penggolongan ini lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi, misalnya :

a.       Surat, contoh; naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel, dan sebagainnya.

b.       Pita rekaman

c.        Microfilm

d.       Disket

e.        Compact Disk (CD)

3)       Arsip Menurut Nilai dan Kegunaannya

      Penggolongan arsip lebih didasarkan pada nilai dan kegunaannya. Dalam pengolongan ini ada macam-macam arsip, yaitu

a.     Arsip bernilai informasi, contohnya  pengumuman, pemberitahuan, undangan dan sebagainya.

b.     Arsip bernilai administrasi, misalnya ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai, dan sebagainya.

c.     Arsip benilai hukum, misalnya akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, keputusan pengadilan dan sebagainnya.

d.     Arsip bernilali sejarah, misalnya  laporan tahunan, notulen rapat, gambar/foto peristiwa dan sebagainnya.

e.     Arsip bernilai ilmiah, contohnya hasil penelitian.

f.      Arsip bernilai keuangan, contohnya kuitansi, bon penjualan, laporan keuangan, dan sebagainnya.

g.     Arsip bernilai pendidikan, contohnya karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran, program pengajaran, dan sebagainnya

4)       Arsip Menurut Sifat Kepentingannya

Penggolongan ini lebih didasarkan pada sifat kepentingannya atau urgensinya, dalam penggolongan ini ada beberapa macam arsip, yaitu

a.       Arsip Tidak Berguna (nonessensial), contohnya surat undangan, memo, dan sebagainnya.

b.       Arsip Berguna, contohnya  presensi pegawai, surat permohonan cuti, surat pesanan barang, dan sebagainnya.

c.        Arsip Penting, seperti  surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas, daftar gaji, dan sebagainnya.

d.       Arsip Vital, misalnya akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan, ijazah, dan sebagainnya.

5)    Arsip menurut Fungsinya

        Penggolongan ini lebih didasarkan pada fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi, dalam penggolongan ini ada dua jenis arsip, yaitu :

a.     Arsip dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

b.     Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

6)    Arsip menurut Tempat atau Tingkat Pengelolaannya

Penggolongan ini didasarkan pada tempat atau pengelolaannya, dan sekaligus siapa yang bertanggungjawab. Dalam penggolongan ini arsip dapat dibedakan menjadi ;

a.       Arsip Pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada dipusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah ; Arnas Pusat di Jakarta.

b.       Arsip Unit, arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi. Berkaitan dengan lembaga Pemerintah ; Arnas Daerah di Ibukota Propinsi.

7)    Arsip menurut Keasliannya

Penggolongan ini didasarka pada tingkat keaslian suatu arsip atau dokumen. Dalam penggolongan ini arsip dapat dibedakan;

a.       Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, dengan tandatangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama.

b.       Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya, yang dalam proses pembuatannya bersama dengan dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak lain selain selain penerima dokumen asli.

c.        Arsip Salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersamaan dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

d.       Arsip Petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli.

8)       Arsip menurut Kekuatan Hukum

Penggolongan ini didasarkan pada legalitas yang dilihat dari sisi hukum. Dari segi hukum arsip dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

a.       Arsip Otentik, adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta ( bukan foto copy atau film ) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b.       Arsip Tidak Otentik  adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tandatangan asli dengan tinta.  Arsip ini berupa foto copy, film, microfilm, hasil print komputer dan lain sebagainya,

E.                                                                        E. Siklus Arsip

Proses terjadinya arsip pada umumnya melalui beberapa tahap sebagai berikut:

1.       Tahap penciptaan dan penerimaan (creation and receipt)

Arsip dinamis dimulai dari penciptaan atau penerimaan dukomen yang merupakan awal dari siklus arsip. Dokumen itu dapat berupa surat, laporan, formulir, gambar atau print out komputer.

2.       Tahap distribusi (distribution)

Setelah ada penciptaan arsip maka agar informasinya sampai kepada pihak/orang/sasaran yang dituju diperlukan adanya pendistribusian atau penyebaran informasi. Caranya bisa melalui kurir, pos, e-mail, dan sebagainya.

3.       Tahap penggunaan (use)

Setelah pihak yang berkepentingan menerima arsip yang dimaksud, kemudian digunakan untuk kepentingan tertentu sesuai maksud dan tujuan penciptaannya.

4.       Tahap pemeliharaan (maintenance)

Arsip aktif yang sudah mengalami penurunan fungsinya, karena kegiatan sudah selesai kemudian menjadi arsip inaktif tetapi harus dipelihara karena menjadi sumber informasi, sumber data, dan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban. Pada tahap ini arsip dinamis diberkaskan menurut urutan atau susunan yang telah ditentukan sebelumnya. Misalnya pemberkasan surat masuk dapat menurut tanggal masuknya atau menurut masalahnya ataupun susunan lainnya. Kegiatan retrieval atau temu balik mengacu kepada penemuan informasi yang terdapat pada berkas yang diminta. Sedangkan kegiatan transfer adalah memindahkan arsip dari satu unit ke unit lain. Misalnya arsip dinamis yang sudah selesai diproses dipindahkan dari unit kerja ke central file.

5.       Tahap pemusnahan (disposion)

Arsip dinamis inaktif yang sudah habis masa simpan dan tidak mempunyai nilai khusus yang dianggap permanen dapat dimusnahkan,  Sehingga tidak memenuhi ruang penyimpanan serta tidak menimbulkan pemborosan.

F.                                                                         F.  Pengorganisasian Arsip

Pengorganisasian  arsip mengenal  dua   asas   yaitu  asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Dalam prakteknya banyak organisasi pemerintah atau dunia bisnis  menggunakan dan mengkombinasikan dua asas   ini   terutama karena  lokasi  kantor yang berjauhan. Dengan demikian terdapat 3 (tiga) asas pengorganisasian arsip dinamis yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi dan asas kombinasi atau gabungan.

Dalam menentukan asas pengorganisasian arsip  pada suatu organisasi  ada  beberapa pertimbangan disesuaikan   dengan    situasi    dan   kondisi    organisasi    yang  bersangkutan agar dicapai prinsip  efisiensi dan efektifitas.

Adapun faktor-faktor tersebut adalah:

1. Lokasi,   yaitu   letak   unit-unit   kerja   yang   membutuhkan   arsip. Menentukan   asas pengorganisasian   antara   unit-unit   kerja   yang   berdekatan   akan   lain   dengan   unit-unit kerja   yang   berjauhan   lokasi.   
2. Volume,   yaitu   jumlah   atau   akumulasi   arsip   yang   dikelola,   antara   jumlah   dan akumulasi   arsip   yang   sedikit   tentu   saja   pengorganisasian-nya   akan   lain   dengan jumlah dan akumulasi arsipnya yang banyak.
3. Identifikasi,   yaitu  mengenali   seluruh   arsip   yang   dikelola   secara   utuh   dan   sistematis baik dari segi tipe dan kompleksitasnya.
4. Pengguna   arsip,   yaitu   dalam mencapai   pelayanan   yang  maksimal,   baik   dari   segi waktu,  materi,  maupun   cara   pelayanan,   faktor   pengguna   arsip   harus  diperhatikan dalam menentukan   asas   pengorganisasian   arsip   dinamis   sehingga   dapat  memberikan kepuasan bagi pengguna arsip.
5. Efisiensi      alat     dan     tempat,     yaitu     dalam     penentuan     pengorganisasian     harus  memperhatikan   penggunaan   peralatan   dan   tempat   yang   paling   efisien   bagi   organisasi yang bersangkutan.
6. Jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk mengelola arsip. Hal ini terkait dengan alokasi pegawai yang tersedia sebagai pengelola arsip.

Berikut adalah penjelasan secara rinci mengenai tiga asas yang sudah disampaikan di depan.

1. Asas   Sentralisasi   yaitu   proses   pengelolaan   arsip   yang   dilaksanakan   di   satu tempat  untuk  seluruh organisasi.  Semua  arsip  yang  sudah  selesai  diproses  di unit-unit   kerja,   diserahkan   ke   tempat   penyimpanan   arsip.  Pengorganisasian   ini   sering digunakan untuk organisasi kecil.

Kelebihan penggunaan  asas sentralisasi adalah sebagai berikut:

a) Mencegah duplikasi;

b) Layanan yang lebih baik;

c) Adanya keseragaman;

d) Menghemat waktu;

e) Menghemat ruangan, peralatan dan alat tulis kantor;

f) Jasa kepada bagian lain;

g) Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu;

Namun  kerugian penggunaan asas ini adalah :

a) Kesulitan dalam mengambil fisik arsip;

b) Memungkinkan terjadinya kebocoran informasi;

c) Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan;

d) Ketakutan akan hilangnya arsip dinamis;

e) Pemakai tidak langsung memperoleh arsip dinamis bila diperlukannya;

2. Asas  Desentralisasi   yaitu  proses  pengelolaan   arsip     yang   dilaksanakan  oleh setiap unit kerja (major departement) di dalam setiap organisasi.

Kelebihan penggunaan asas ini adalah :

a) Dekat dengan pemakai, apabila pengguna membutuhkan arsip akan dengan mudah dan cepat menemukan arsipnya;

b) Asas desentralisasi sangat cocok apabila informasi rahasia yang berkaitan dengan suatu unit kerja disimpan di unit kerja yang bersangkutan;

c) Pada   asas   desentralisasi  memungkinkan   penyimpanan   arsip   dinamis yang relevan sehingga menghemat waktu untuk menemukan dan pengambilan arsipnya;

d) Tidak ada waktu yang terbuang dalam menemukan arsip dinamis;

Adapun kerugian akibat penggunaan asas ini adalah :

a) Karena letak tersebar maka pengawasan arsip  sulit dilakukan;

b) Terjadi duplikasi ruangan, perlengkapan dan alat kantor;

c) Tidak ada keseragaman dalam sistem penyimpanan dan peralatan;

d) Masing-masing unit kerja menyimpan arsipnya;

3. Asas  Kombinasi/Gabungan   yaitu   asas   gabungan   antara   sentralisasi   dengan   asas desentralisasi.   Pengorganisasian   file   ini   adalah   proses   pengelolaan   arsip   dinamis yang   dilakukan   oleh   setiap   unit   kerja   (desentralisasi),   dengan   kontrol   terpusat (sentralisasi) di bidang prosedur, alat, cara kerja, training dan Iain-lain.

Keuntungan penggunaan asas ini adalah :

a) Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam;

b) Menekan semaksimum mungkin kesalahan pemberkasan arsip dinamis yang hilang;

c) Menekan duplikasi

d) Memungkinkan pengadaan terpusat lebih baik

e) Memudahkan penyusutan

G. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan pada saat penyimpanan arsip agar mudah ditemukan kembali ketika arsip dibutuhkan.

Ada lima sistem Sistem atau cara penyimpanan arsip yang kita kenal, yaitu :

• 1)       Sistem Abjad (alphabet system), adalah sistem panyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan abjad dari kata-tangkap (nama) dokumen bersangkutan. Nama dapat terdiri 2 (dua) jenis yaitu nama orang dan nama badan.
• 2)       Sistem Nomor / Angka (numeric system), adalah sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama-orang atau nama-badan.
• 3)       Sistem Subjek / Masalah (subject system), adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasakan kepada isi dari dokumen bersangkutan.
• 4)       Sistem Geografis / Wilayah (geographical system), adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat.
• 5)       Sistem Kronologis / Urutan (chronological system), adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim ke luar.

A.    Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

Untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan diperlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dan metode dengan sebaik-baiknya.

Peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak dapat dikelompokkan dalam 3 (tiga) jenis alat penyimpanan, yaitu :

a.       Alat penyimpanan tegak (vertical file)

b.       Alat penyimpanan menyamping (lateral file)

c.        Alat penyimpanan Elektrik (power file)

Adapun perlengkapan yang dibutuhkan untuk menyimpan arsip adalah sebagai berikut :

a.       Penyekat

b.       Map (folder)

c.        Penunjuk (guide)

d.       Kata-Tangkap

e.        Alat bantu Kearsipan

B.    Pemindahan dan Pemusnahan Arsip

Jumlah arsip di unit-unit kerja dan unit arsip sentral selalu bekembang menjadi banyak. Semakin tinggi kegiatan suatu kantor,semakin cepat pertambahan jumlah arsip. Untuk menghadapi masalah tersebut diperlukan adanya pemindahan dan pemusnahan arsip.

a.       Penilaian Arsip

Kriteria yang umum digunakan untuk penilaian arsip adalah ALFRED, singkatan dari dari Adminstrative Value (Nilai Administrasi), Legal Value (Nilai Hukum), Financial Value (Nilai Uang), Research Value (Nilai Penelitian), Educational Value (Nilai Pendidikan), Documentary Value (Nilai Dokumentasi). Nilai ALFRED berkisar antara 0 sampai dengan 100, dihitung berdasarkan jumlah persentase dari keenam komponennya. Berdasarkan nilai ALFRED maka golongan sesuatu jenis arsip dapat ditentukan. Ada 4 (empat) golongan arsip, yaitu :

1)       Arsip Vital (persentase nilai 90-100)

2)       Arsip Penting (persentase nilai 50-89)

3)       Arsip Berguna (persentase nilai 10-49)

4)       Arsip tidak berguna (persentase nilai 0-9)

b.       Pemindahan Arsip

Umumnya kantor-kantor mengelola kearsipannya berdasarkan asas kombinasi sentralisasi-desentralisasi. Artinya, selama masih aktif maka arsip dikelola dan disimpan pada unit kerja masing-masing, sedangkan arsip yang sudah inaktif dikelola dan disimpan pada unit arsip sentral. Dengan demikian akan ada selalu perpindaha (transfer) arsip dari file aktif ke file inaktif. Waktu-waktu pemindahan ditetukan berdasarkan jawal retensi.

c.        Pemusnahan Arsip

Kalau sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan, hanya untuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidak dimusnahkan, tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan dan dilestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa.