Public Relations and Media Internal

Menurut F .Rachmadi di dalam bukunya Public Relation dalam teori dan praktek, tugas dan kewajiban utama Public Relations adalah :

·         Menyampaikan pesan atau informasi dari perusahaan secara lisan, tertulis atau visual kepada publiknya, sehingga masyarakat (publik) memperoleh pengertian yang benar dan tepat mengenai kondisi perusahaan, tujuan dan kegiatannya.

·         Melakukan studi dan analisis atas reaksi serta tanggapan publik terhadap kebijakan dan langkah tindakan perusahaan, termasuk segala macam pendapat publik yang mempengaruhi perusahaan, memberikan informasi kepada pejabat (eksekutif) tentang publik acceptance atau non-acceptance atas cara-cara dan pelayanan perusahaan kepda masyarakat.

·         Menyampaikan fakta-fakta dan pendapat kepada para pelaksana tugas guna membantu mereka dalam memberikan pelayanan yang mengesankan dan memuaskan public (1996 : 10)

Sedangkan menurut Kustadi Suhandang  dalam bukunya Public Relation Perusahaan, tugas dan kegiatan public relation adalah :

a. Membina hubungan internal dan eksternal

b. Periklanan (advertising)

c. Demonstrasi

d. Propaganda

e. Pameran

f. Sales Promotion

g. Konferensi Pers

h. House Organ ( Penerbitan majalah perusahaan)

i. Open House (Menerima tamu) . (2004 ;73)

Adapun tugas Public Relation sehari-hari menurut F. Racmadi adalah :

·         menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi/pesan secara lisan, tertulis atau melalui gambar (visual) kepada public, sehingga public mempunyai penertian yang benar tentang hal ikhwal perusahaan atau lembaga, segenap tujuan serta kegiatan yang dilakukan

·         memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum / masyarakat

·         mempelajari dan melakukan analisis reaksi publik terhadap kebijakan perusahaan atau lembaga, maupun segala macam pendapat

·         menyelenggarakan hubungan yang baik dengan masyarakat dan media massa untuk memperoleh public favour, public opinion, dan perubahan sikap. ( 1996 : 23)

Media Internal

Dalam upaya mencapai citra positif dan opini publik yang menguntungkan tidak terlepas dari bentuk komunikasi yang bersifat two way communication (komunikasi dua arah atau timbal balik).Komunikasi yang berlangsung antara top manajemen dengan karyawannya atau perusahaan dengan publiknya tidak hanya terjadi secara tatap muka. Agar lebih efesien dalam penyebaran informasi dan pembentukan citra dan opini publik, publik relations memerlukan media komunikasi.

Media adalah suatu alat atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak. Media adalah bagian terpenting dari upaya perusahaan untuk membangun hubungan dan loyalitas dengan mitra internal maupun eksternal perusahaan khususnya dengan dengan pers atau wartawan (Hafied Canggara 2000;131)

Pengertian Media Internal

Public relation di dalam tugasnya yaitu untuk menyampaikan suatu informasi memerlukan berbagai media sebagai jalan penghubung. Berkomunikasi dengan publik, sesuatu badan memerlukan media yang efektif dan komunikator yang capable. Bagaimana hasil usaha menghubungi dan mempengaruhi publik tergantung pula pada kecakapan komunikator.

Media internal merupakan salah satu media bentuk kegiatan Public Relation, sudah seharusnya diarahkan kepada pencapaian tujuan dari perusahaan/ lembaga itu sendiri. Jadi media internal adalah suatu berita mengenai kegiatan suatu perusahaan dan biasanya diberitakan untuk khalayak internal atau tertentu yang diterbitkan secara teratur.

Menurut Frank Jefkins dalam Ardianto, Media Internal adalah salah satu bentuk media komunikasi Public Relation yang diterbitkan khusus untuk kalangan terbatas atau tertentu. (2004 : 21)

Di dalam buku Dasar-Dasar Public Relation, Oemi abdurahman mengemukakan bahwa media yang dapat digunakan komunikator diantaranya ada yang dapat dimasukkan kedalam :

a.       The printed Word (kata-kata tercetak) dan,

b.       The Spoken Word (kata-kata lisan)

Kata-kata tercetak ini meliputi majalah internal, majalah eksternal, dan majalah kombinasi internal dan eksternal. Penerbitan majalah-majalah ini diperuntukan bagi para pegawai dan keluarganya (internal publik), publik keseluruhan, yaitu orang-orang yang menaruh minat dan mempunyai kepentingan langsung atau tidak langsung dengan instansi yang bersangkutan, untuk publik khusus (orang-orang terkemuka di masyarakat dan pimpinan-pimpinan instansi).

Mengenai isi majalah harus sesuai dengan kepentingan dan kesenangan para pembaca, harus berdasarkan apa yang patut diketahui oleh para pembaca. Misalnya berita-berita tentang badan yang bersangkutan, apa tujuannya, dan lain-lain. Agar majalah itu dapat dirasakan manfaatnya dan bernilai, dalam pelaksanaannya diperlukan keakhlian, sebab isi dari majalah itu dapat menentukan karakter dan impactnya. (1995 : 99)

Bentuk-Bentuk Media Internal                                 

Menurut Frank Jefkins dalam Soemirat, menyebutkan terdapat lima bentuk utama dari media internal yaitu :

a.        The Sales Bulletin : Sebuah bulletin sebagai media komunikasi regular antara seorang sales manager dengan salesman-nya di lapangan.

b.        The Newsletter : berisi pokok-pokok berita yang diperuntukan bagi pembaca yang sibuk.

c.        The Magazine : berisikan tulisan berbentuk feature, artikel dan gambar, foto, diterbitkan setiap bulan atau triwulan.

d.       The tabloid Newspaper : mirip surat kabar popular (umum) dan berisikan pokok-pokok beita yang sangat penting, artikel pendek, dan ilustrasi. Diterbitkan mingguan, dwimingguan, bulanan atau setiap dua bulan sekali.

e.        The Wall Newspaper : Bentuk media komunikasi staf/karyawan disatu lokasi pabrik, perusahaan, atau pasar swalayan. Di Indonesia di kenal sebagai surat kabar/majalah dinding. ( 2004 : 23)

Selain itu, menurut Anggoro, ada 4 bentuk media internal yaitu:

a.        majalah : Jurnal internal yang memiliki format majalah, biasanya berukuran A4. isinya kebanyakan adalah artikel-artikel feature dan ilustrasi. Jurnal itu dicetak biasa saja atau bisa juga melalui teknik yang lebih cangggih seperti teknik litografi dan fotografer.

b.       Koran : Isinya terdiri dari artikel-artikel berita yang disisipi dengan artikel feature dan ilustrasi. Proses pencetakannya biasanya lebih canggih.

c.        Newsletter : jumlah halamannya sedikit, yakni 2 hingga 8 halaman dan ukurannya biasanya A4, sebagian besar isinya adalah tulisan-tulisan singkat dengan atau tanpa gambar

d.       Majalah dinding : Bentuknya seperti poster kecil yang ditempelkan pada dinding. Ini merupakan seuatu medium yang biasa digunakan untuk keperluan internal maupun eksternal. (2003:213)

           

Selain itu, menurut Anggoro, selama beberapa tahun terakhir ini telah bermunculan beberapa bentuk media internal yang baru, yaitu :

a.        Jurnal Audio (berita yang dapat direkam)

b.       Jurnal Video (berita direkam melalui kamera video)

c.        Video perusahaan (jaringan komunikasi televise)

d.       Koran elektronik ( jaringan komunikasi melalui computer) (2003 : 219)

            Dari berbagai penjelasan di atas, ukuran dan jumlah halaman, jumlah kolom per halaman, hitam-putih atau warna, bentuk-bentuk huruf atau tipografi, jumlah ilustrasi, perimbangan antara artikel berita dan tulisan feature merupakan hal-hal yang harus diperhitungkan dalam penentuan format. Idealnya setiap media internal harus mirip dengan jurnal komersial pada umumnya agar bisa menarik minat pembaca secara luas.

Fungsi Media Internal

                Fungsi  dari media internal sebagai media humas atau media internal perusahaan yaitu media komunikasi, informasi, pendidikan, hiburan dan pengetahuan.

Menurut Ruslan dalam buku Manajemen Public Relation & Media Komunikasi, untuk mengelola suatu media internal terdapat beberapa fungsi media internal, yaitu :

o    sebagai media hubungan komunikasi internal atau eksternal, yang diedarkan atau diberikan secara gratis dalam upaya penyampaian pesan-pesan, informasi, dan berita mengenai aktivitas perusahaan, manfaat produk barang/jasa dan publikasi lainnya yang ditujukan kepada para konsumen, pelanggan, distributor, supplier, relasi bisnis, dan yang lainnya.

o    Sebagai ajang komunikasi khusus antar karyawan, misalnya ucapan selamat ulang tahun, informasi kelahiran bayi dari keluarga karyawan, adanya pegawai/karyawan baru, kegiatan olah raga, wisata, keagamaan, kesehatan hingga berita duka cita dan kegiatan sosial lainnya.

o    Sebagai sarana media untuk “pelatihan dan pendidikan” dalam bidang tulis menulis bagi karyawan, swerta staf humas yang berbakat atau berpotensi sebagai penulis ilmiah popular.

o    Terdapat nilai tambah (value added) dari departemen humas untuk menunjukan kemampuan dalam upaya menerbitkan media khusus yaitu In House Journal yang bermutu, kontinu, terbit secara berkala dan teratur, dengan penampilan yang profesional baik kualitas maupun segi kuantitas berita, layout, isi halaman, susunan redaktur, gambar yang ditata dengan apik dan lebih menarik,  segi cover atau seninya serta tata warna dan sebagainya. ( 2003 : 180)

Sumber :

    Abdurrachman, Oemi, 1995, Dasar – Dasar Public Relations, Cetakan ke XI, Bandung : PT Citra             Aditya Bakti      
    Annual Report BUMIDA 
    Azhar Susanto, 2000, Sistem Informasi Manajemen, Cetakan Pertama, Bandung : Lingga Jaya     
    Hafied Canggara, 2000, Pengantar Ilmu Komunikasi, Cetakan ke empat, Jakarta : PT Raja Grafindo         Persada      
    Jefkins & Yadin, 2003, Public Relation, Jakarta : Erlangga       
    Kustadi, Suhandang, 2004, Public Relation perusahaan, Cetakan kesatu, Bandung : Yayasan Nuansa       Cendekia      
    Linggar Anggoro, 2000, Teori dan Profesi kehumasan, cetakan pertama, Jakarta, PT Bumi Aksara.           Rosadi, Ruslan, 2003, Manajemen Public Relation dan Media Komunikasi (konsep&aplikasi). Edisi       revisi, Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada
    Soemirat & Ardianto, 2004, Dasar – Dasar Public Relations, Cetakan ketiga, Bandung : PT Remaja         Rosda karya      Tata Sutabri, 2005, Sistem Informasi Manajemen, cetakan pertama, Yogyakarta, Andi.