ADMINISTRASI, ORGANISASI DAN MANAJEMEN

 1. Administrasi

Istilah Administrasi secara etimologis berasal dari bahasa latin Administratio  yang dapat berarti pemberian bantuan, pemeliharaan, pelaksanaan, pimpinan dan pemerintahan,  serta pengelolaan. Istilah tersebut selanjutnya berkembang menjadi administrazione di  Italia, dan di Belanda disebut administratie, yang mencakup stelselmatige verkrijging, en verwerking van gegevens (dalam bahasa Indonesia  Ketatausahaan) dan bestuur en beheer. Bestuur adalah manajemen dari kegiatan organisasi, dan beheer adalah manajemen dari sumberdayanya (finansial, personil, materil, gudang dan sebagainya).

Istilah administrasi dalam bahasa Inggris disebut administration, berasal dari kata kerja to administer mempunyai arti to serve (melayani), dan to manage (mengelola) ataupun to direct (menggerakkan). Dengan demikian administration mengandung makna pelayanan ataupun pengelolaan.

Dari berbagai pemahaman tersebut, maka pengertian administrasi dapat dibedakan sebagai sebagai berikut :

1. Administrasi dalam arti sempit, diartikan terbatas sebagai kegiatan tata usaha (clerical work dan office work) yang berkenaan dengan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis tentang segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi. (LAN: 203)
2. Administrasi dalam arti luas berhubungan dengan kerjasama dan upaya (organisasi dan manajemen) yang bersifat sistematis, rasional, dan manusiawi yang dilakukan sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan bersama ( LAN:203)
3. Leonard D White ( 1958)  :Administration is process common to all group effort, public or private, civil or military, large or small scale …. Etc
4. H.A. Simon et al (1958) :  Administration  as the  activities of groups cooperating to accomplish common goal .

Berdasarkan  atas definisi atau pengertian yang dikemukakan para pakar, maka ciri – ciri administrasi adalah :

1. Adanya kelompok manusia, yaitu kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau lebih
2. Adanya kerjasama dari kelompok tersebut
3. Adanya kegiatan / proses / usaha
4. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
5. Adanya tujuan yang akan / ingin dicapai

Lembaga Administrasi Negara (2003), mengemukakan pentingnya studi dan peran administrasi dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara pada era modernisasi saat ini, antara lain disebabkan oleh kebutuihan dan kenyataan sebagai berikut:

1. Dalam kehidupan masyarakat modern, pola kehidupan di berbagai bidang berkembang berdasarkan kerjasama yang terorganisasi
2. Pola kehidupan yang terorganisasi tersebut berkaitan dengan pola kehidupan modern dan cara berfikir serta bekerja secara rasional
3. Cara berfikir dan bekerja secara rasional menuntut penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologiu modern
4. Cara berfikir modern dan bekerja secara rasional dimaksudkan untuk mewujudkan efektivitas dan efisiensi kerja dalam pencapaian tujuan
5. Berfikir dan bekerjasama secara rasional dengan teknologi modern dan dengan pola kehidupan berorganisasi ke arah terwujudnya efisiensi dan efektivitas itu memerlukan administrasi

Dari sudut fokus pengamatan keilmuan terdapat dua perkembangan bidang studi yaitu :

1. Mempelajari atau menelaah fenomena kerjasama yang dilakukan oleh organisasi privat dan bersifat privat, menjadi focus kajian atau bidang studi administrasi niaga (Business administration)
2. Telaahan mengenai fenomena kerjasama yang dilakukan oleh organisasi public dan bersifat public atau mengenai masalah public yang menyangkut masyarakat luas (public affairs), menjadi fokus kajian atau bidang studi administrasi Negara (Public Administration)

2. Organisasi

Para pelaksana atau anggota dalam suatu institusi atau lembaga, sering merumuskan program dan tujuan organisasi, mereka merumuskan aktivitas berbagai kerjasama untuk mencapai tujuan tersebut. Mereka umumnya melakukan proses tersebut di dalam suatu wadah yang disebut organisasi.

Robbins ( 1989: 4) mengemukakan bahwa organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus-menerus untuk mencapai suatu tujuan, bersama, atau sekelompok tujuan.

Karakteristik organisasi adalah :

1. Terdapat proses koordinasi secara sadar (manajemen)
2. Adanya kesatuan social
3. Adanya interaksi diantara anggota
4. Adanya imbalan prestise yang relatif
5. Sdsnys kepuasan membantu orang lain

Organisasi mengakui adanya kebutuhan untuk mengkoordinasikan pola interaksi para anggota organisasi secara formal yaitu melalui struktur organisasi. Dengan demikian struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, dan mekanisme koordinasi yang formal, serta pola inetaraksi yang diikuti

Drucker ( 1997) Karakteristik Organisasi masa depan (The organization of the future)  adalah :

1. Mencari tahu siapa konsumen tama kita
2. Mencari tahu apa yang merekam inginkan
3. Penuhi keinginan mereka dengan nilai yang lebih baik dari apa yang dilakukan oleh orang lain
4. Berhentilah selalu bertanya pada boss, anda tahu apa yang terbaik, dan anda mempunyai kewajiban untuk melayani konsumen dan tidak selalu minta ijin
5. Anggota organisasi harus memiliki kebebasan dan otonomi serta bertindak professional
6. Anggota organisasi hanya butuh informasi dan pelatihan
7. Anggota organisasi tidak memperoleh sesuatu dengan Cuma – Cuma
8. Anggota organisasibekerja untuk memiliki sesuatu setiap hari
9. Anggota organisasi tidak akan mentolerir seseorang yang tidak mau menyumbangkan tenaga untuk kelompok.

3. Manajemen

Manajemen dalam konsep populer berarti suatu upaya atau proses upaya dari seorang pimpinan dengan kewenangan tertentu untuk mewujudkan sesuatu tujuan tertentu dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya yang ada dan yang dikuasai pimpinan tersebut, terutama sumberdaya manusia yang berada dibawqah kekuasannya. Pakar manajemen sering menyatakan bahwa management is getting done through the effort of other people.

Menurut H Koontz & O’Donnel, management involves getting things done throught and with the people (Manajemen berhubungan dengan pencapaian sesuatu tujuan yang dilakukan melalui dan dengan orang lain). Selanjutnya  Makharita. R ( 1977 – 1980) : management is the utilization of available or potentials resources in achieving a given ends (manajemen adalah pemanfaatan sumber – sumber yang tersedia atau yang berpotensial di dalam pencapaian tujuan). Dan Terry mengemukakan bahwa management is a distinct process consisting of planning, organizing, actuating, and controlling, utiliting in each both science and art, and followed in order to accomplish predetermined objectives  (Manajemen adalah suatu proses yang membeda – bedakan atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan , pelaksanaan dan pengawasan, dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya).

Guna memperjelas Fungsi manajemen tersebut diatas, dapat dijelaskan sebagai berikut :

Planning ( perencanaan)  ini meliputi serangkaian keputusan – keputusan termasuk penentuan – penentuan tujuan, kebijakan, membuat program – program, menentukan metode dan prosedur, serta menetapkan jadwal waktu pelaksanaan

Organizing ( Pengorganisasian) , yaitu pengelompokan kegiatan – kegiatan yang diwadahi dalam unit – unit untuk melaksanakan rencana dan menetapkan hubungan antara pimpinan dan bawahannya.

Actuating ( Penggerakan), adalah usaha agar semua anggota kelompok suka melaksanakan tercapainya tujuan dengan kesadarannya dan berpedoman kepada perencanaan dan usaha pengorganisasian.

Controlling ( Pengawasan) adalah untuk mengetahui bahwa hasil pelaksanaan pekerjaan sedapat mungkin sesuai dengan rencana. Hal ini menyangkut standarisasi,( penentuan standar) , artinya membandingkan antara kenyataan dengan stansar dan bila perlu melakukan koreksi, apabila pelaksanaannya menyimpang daripada rencana.

   

Dibawah ini dikemukakan beberapa pendapat yang tidak membedakan antara antara administrasi dengan manajemen (artinya sama) :

1.       William H Newman yang menyatakan bahwa arti administrasi sama dengan arti manajemen ( The technique of organizations is management)

2.       M.E. Dimock : Administration ( or management) is a planned Approach to the solving of all kinds of problems in almost every individual or group activity both public or private (Administrasi atau manajemen adalah suatu pendekatan rencana terhadap pemecahan semua permasalahan yang kebanyakan terdapat pada setiap individu atau kelompok baik Negara maupun swasta )

Kemudian pendapat yang menyatakan bahwa administrasi berbeda dengan manajemen yaitu :

1. Dalton E. Mc Farland : Administration refers to determination of major aims and policies, whereas management refers to the carrying out of operations designed to accomplish the aims and effectuate policies. (Administrasi ditujukan terhadap penentuan tujuan pokok dan kebijakannya, sedangkan manajemen ditujukan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan maksud menyelesaikan / mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijakan )
2. Ordway Tead  : Administration is the process and agency which is responsible for the determination of the aims for which an organization and its management are to strive … etc (administrasi adalah suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan, dimana organisasi dan manajemen digariskan dan sebagainya) .  Management is process and agency which directs and guides the operation of organization in the realizing of established aims …. Etc (Manajemen adalah suatu proses dan badan yang secara langsung memberikan petunjuk, bimbingan kegiatan dari suatu organisasi dalam merealisasikan tujuan yang telah ditetapkan …. Dan seterusnya.)

Hubungan antara administrasi, organisasi dan manajemen .

Berdasarkan atas terori yang dikemukakan oleh Ordway Tead dan Dalton Mc Farland dapat dimpulkan bahwa admnistrasi terdiri dari organisasi dan manajemen. Kemudian jika kita mempelajari teori Dimock & Koenig, inti dari manajemen adalah kepemimpinan  ( leadership is the key to management ). Dalam pengambilan keputusan ( decisions making process) yang mempunyai tanggung jawab dalam pengembilan keputusan adalah pemimpin / kepala, maka dengan demikian inti dari kepemimpinan ialah pengambilan keputusan. Dalam proses pengembilan keputusan olem pimpinan, yang harus menjadi pertimbangan adalah hubungan antar manusia ( Human relation), terutama hubungan pimpinan dengan bawahan selaku staf pimpinan . Dalam hal ini perlu dipertimbangkan bahwa seberapa besar kontribusi bawahan kepada pimpinan dalam proses pengambilan keputusan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa inti dari pengambilan keputusan adalah hubungan antar manusia ( Human relation).  Untuk memperjelas hubungan antar administrasi, organisasi, manajemen, kepemimpinan, penghubungan antar manusia dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :

TINGKAT  MANAJER DAN KETRAMPILAN MANAJER

 Setiap pimpinan ( manajer ) atau pemimpin pekerjaan , diharuskan memiliki 2 (dua) macam ketrampilan ( skill) , yaitu ketrampilan administrasi / manajemen dan ketrampilan teknis ( Administrative / managerial skill and technician skill). Menurutr Henry Fayol bahwa setiap tingkatan manajemen yang terbagi atas :

1. Pimpinan Tingkat Atas ( Top Management)
2. Pimpinan Tingkat Menengah ( Middle Management)
3. Pimpinan Tingkat Bawah ( Lower Management)

Beban kerja  atau beban tugas dari tiap tingkatan majemen tersebut berbeda dalam penyelesaian tugasnya / pekerjaannya. :

1. Lower management ( Pimpinan Tingkat Bawah) :

-          menangani tugas yang bersifat operasional,

-          diperlukan kecakapan / ketrampilan teknis ( technical skill ) yang lebih besar,

-          Ketrampilan manajemen tidak banyak diperlukan,

-          Mereka secara langsung memimpin pelaksanaan pekerjaan dengan memberikan petunjuk, bimbingan, dan pengendalian kerja terus menerus kepada bawahannya

2. Middle Management ( Pimpinan Tingkat Menengah) :

-         Penghubung kebijaksanaan pimpinan tingkat atas bagi keperluan pimpinan tingkat bawah

-        Diperlukan kecakapan/ ketrampilan untuk menterjemahkan  kebijakan secara terperinci, sehingga dapat dengan mudah dijadikan pedoman pimpinan tingkat bawah

-       Ketrampilan manajemen / administrasi ( Administrative / Management skill) lebis besar dibandingkan dengan ketrampilan teknis ( Technical Skill)

  

3. Top Management ( Pimpinan Tingkat Atas) :

-          Yang bertanggungjawab atas berhasilnya misi organisasi

-     Harus mempunyai pandangan yang luas, mempunyai kemampuan melihat kedepan, yang dapat membawa kemajuan  bagi organisasinya

-        Wajib menentukan kebijakan ( General policies), yang menggariskan arah, tujuan, dan sasaran yang akan dicapai

-         Harus melakukan pembinaan, pengarahan, bimbingan terhadap pimpinan yang lebih rendah terutama kepada pimpinan tingkat menengah

-          Diperlukan ketrampilan administrative / Management skill dan sedikit terlibat dalam bidang ketrampilan teknis ( Technical Skill)

Untuk memperjelas hal tersebut, Henry Fayol menggambarkan tingkat  ketrampilan administrasi , manajemen, dan teknis operasional  sebagai berikut :

Tingkat Manajemen	Jabatan (Staff)	Administrative ability / skill	Managerial ability / skill	Technical ability / skill
Top Management	1.Ministery state department 2.General manager	60% 50%	32% 40%	8% 40%
Middle Management	1.       Plant Manager 2.   Department head	40% 35%	45% 35%	15% 30%
Lower Management ( Supervisory)	1.       Shop manager 2.     Foreman	25% 15%	30% 25%	45% 60%
Pelaksana (Operational)	workman	5%	10%	85%

Sumber : Henry Fayol

PERENCANAAN

Pengertian :

 Perencanaan adalah keputusan untuk waktu yang akan datang, apa yang akan dilakukan, bilamana akan dilakukan dan siapa yang akan melakukan. Sekalipun waktu yang akan datang jarang dapat diperkirakan secara tepat, terutama faktor – faktor diluar jangkauannya, tetapi dengan proses intyelektual perencanaan diharapkan akan dapat mendekatai kebenaran.

Menurut Gart N Jone,  planning is the process of selecting and developing the course of action to accomplish an objective ( perencanaan adalah proses pemilihan dan pengembangan daripada tindakan yang paling baik / menguntungkan untuk mencapai tujuan ) ./ Kemudian menurut W.H. Newman, planning is deciding in advance what is to be done, that is a plan, it is projected a course of action ( perencanaan adalah keputusan apa yang akan dikerjakan untuk waktu yang akan datang, yaitu suatu rencana yang diproyeksikan dalam suatu tindakan). Dan banyak pendapat mengatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses estimasi kemungkinan yang akan dating, menilai kemampuan yang dimiliki untuk mencapai kemungkinan tersebut.

Tipe – tipe Perencanaan

Salah satu usaha untuk menilai kegiatan perencanaan yang bermacam – macam ialah meninjau berbagai tipe perencanaan yang merupakan hasil dari proses perencanaan . Menurut LAN ( 2007) tipe – tipe Perencanaan adalah sebagai `berikut :

1.        Tujuan ( Objectives)

Tujuan dirumuskan oleh pimpinan tingkat atas berdasarkan penilaian ekonomi, social, dan politik, sesuai dengan garis – garis pengarahan startegi dan kebijakan

2.        Strategi ( Strategy)

Perencanaan strategi adalah bersifat jangka panjang dan menjadi perencanaan yang bersifat taktis pada pimpinan tingkat bawah. Perencanaan taktis adalah bersifat jangka pendek

3.        Kebijakan ( Policy)

Kebijakan membatasi ruang lingkup dalam pembuatan keputusan dan menjamin bahwa keputusan yang diperlukan akan memberikan sumbangan terhadap penyelesaian tujuan yang menyeluruh.

4.        Prosedur ( Procedures)

Prosedur menggambarkan urutan – urutan yang bersifat kronologis dari setiap tindakan yang harus dilakukan

5.        Anggaran ( Budgets)

Suatu rencana yang meliputi sumber – sumber dana yang ada kaitannya terhadap semua tahap – tahap kegiatan untuk periode tertentu dalam waktu yang akan datang

6.        Rencana Proyek ( Project plan)

Adalah perpaduan dari tujuan, kebijakan, prosedur, anggaran, dan unsur – unsur lain yang diperlukan untuk melaksanakan  tujaun yang telah ditetapkan sebelumnya.

7.        Rencana Fungsional ( Functional Plan)

Suatu garis tindakan yang akan dilakukan dalam bidang fungsional terhadap penyelesaian sasaran perencanaan organisasi secara keseluruhan.

Menurut Wilujeng ( 2007 : 61) tipe – tipe / jenis rencana adalah sebagai berikut :

1.    Rencana menurut horizon waktu :

a.    Rencana jangka pendek ( kurang dari 1 tahun)

b.    Rencana jangka menengah ( 1 – 2 tahun)

c.    Rencana jangka panjang ( 3 tahun atau lebih)

2.    Rencana menurut subyeknya

a.    Rencana produksi

b.    Rencana pemasaran

c.    Rencana Finansial

d.   Rencana tenaga kerja

3.    Rencana menurut ruang lingkupnya:

a.    Strategic Plan (rencana strategis), yaitu rencana yang ditujukan pada kebutuhan jangka panjang organisasi dan menentukan secara komprehensif arah dari tindakan organisasi atau sub unit organisasi

b.    Operational Plan ( rencana operasional), yaitu rencana yang ditujukan pada aktivitas tertentu dalam menerapkan rencana strategis

4.    Rencana menurut penggunaannya

a.    Standing Plan, yaitu rencana yang diupergunakan berulang – ulang :

-       Policies, yaitu standing plan yang mengkomunikasikan panduan bagi keputusan dan tindakan tertentu

-       Procedure, yaitu standing plan yang meliputi kronologis / urutan dari tindakan – tindakan yang harus dilakukan dalam situasi tertentu

-       Rules, peraturan spesifik tentang tindakan yang harus dilakukan dan tindakan yang tidak boleh dilakukan

b.    Single use plan:

-       Budget, adalah rencana yang mengalokasikan sumberdaya organisasi kedalam aktivitas, proyek, dan program organisasi

-       Project schedule, adalah rencana yang meliputi baktivitas – aktivitas yang dibutuhkan dalam pembuatan suatu proyek dalam organisasi

-       Programs, yaitu rencana organisasi yang menyeluruh menyangkut penganggaran di masa yang akan datang

5.    Rencana menurut unit organisasi :

a.     Rencana perusahaan

b.    Rencana divisi

c.     Rencana Departemen

d.    Rencana Proyek

C. Perencanaan Strategis ( Strategic Plan)

Perencanaan strategis akan digunakan untuk menentukan misi utama organisasi dan membagi – bagi sumberdaya yang diperlukan untuk mencapainya. Dengan adanya perencanaan startegis, maka konsepsi perusahaan dalam mencapai tujuan semakin jelas, sehingga akan memudahkan dalam memformulasikan sasaran serta rencana – rencana lain, serta dapat mengarahkan sumber – sumber organisasi secara efektif. Faktor yang menyebabkan perencanaan startegis dapat menentukan keberhasilan organisasi adalah :

1.    Perencanarupakan tipe perencanaan yang terpenting

2.    Melakukan perencanaan startegis berarti menetapkan misi organisasi secara jelas

3.    Dengan perencanaan strategis memungkinkan manajermempersiapkan diri terhadap kemungkinan terjadinya perubahan pada lingkungan organisasi

Adapun langkah – langkah penyusunan perencanaan startegis adalah sebagai berikut :

1.    Tentukan tujuan, Manajer harus memilih tujuan startegis. Pemilihan ini dipengaruhi oleh maksud, misi, nilai- nilai, dan kekuatan serta kelemahan

2.    Analisa lingkungan, tujuan yang telah dipilih harus dicek dan disesuaikan dengan faktor  eksternal yang ada.

3.    Menetapkan ukuran, Manajer harus menentukan ukuran guna mengevaluasi kegiatan – kegiatan yang akan dilakukan

4.    Bandingkan rencana bawahan dengan rencana strategis,  Rencana strategis yang telah dibuat sub unit  atau manajemen tingkat bawah perlu diteliti kesesuaiannya dengan rencana tingkat atas ( rencana keseluruhan)

5.    Hilangkan perbedaan yang terjadi, Perlu penyesuaian antara rencana tingkat atas dan rencana tiungkat bawah sehinbgga tidak terjadi perbedaan.

6.    Memilih alternatif, manajer harus mampu melakukan evaluasi dan memilih alternatif yang terbaik

7.    Penerapan rencana startegis, Alternatif yang terpilih akan menjadi rencana yang harus diformulasikan secara jelas, dan kemudian dirinci kedalam kegiatan – kegiatan organisasi

8.    Mengukur dan mengawasi kemajuan, Pengukuran perlu dilakukan untuk menghindari terjadinya kegagalan

D. Operational Plan ( rencana operasional),

yaitu rencana yang ditujukan pada aktivitas tertentu dalam menerapkan rencana strategis. Karena perencanaan telah diterapkan pada berbagai kegiatan / aktivitas, maka rencana operasional lebih menekankan kepada pelaksanaan / opersioanl, pembiayaan, kualitas produk dan sebagainya. Rencana opersional tersebut digolongkan sebagai berikut :

1.    Growth Plans, (rencana pertumbuhan) : rencana ini memetakan arah, kemana organisasi itu bergerak, tujuan – tujuannya, dan cepat geraknya ekspansi yang dicari

2.    Profit Plans ( Rencana keuntungan) : perencanaan ini difokuskan pada peningkatan keuntungan per produksi atau kelompok produksi

3.    User Plans/ product planning ( rencana pemakaian), Bagaimana memasarkan suatu hasil produk / jasa yang dipilih atau lebih baik melayani suatu pasaran terpilih

4.    Personal management plans (Perencanaan manajemen kepegawaian), yaitu rencan mengembangkan kinerja karyawan dan melakukan seleksi bidang kepegawaian.

E. Pengambilan Keputusan ( Decesion Making )

Dalam menjalan kan roda perusahaan / organisasi , manajer harus mampu mengambil tindakan / keputusan dalam jangka waktu yang cepat guna menyelesaikan berbagai permasalahan yang dihadapi. Dengan demikian pembuatan keputusan memegang peranan penting dalam perencanaan.

Menurut  Bartol   : decisions making is the process throgh which managers identify organizational problems and attempt to resolve them. selanjutnya  g.r. terry  mengemukakan bahwa decisions making can be defined as the selections based on some criteria of one behavior alternative from two or more possible alternatives. dan harold koontz & cyril o’ donnel melengkapi bahwa decisions making the selection from among alternatives of a course of actions is at the core planning. a plan cannot be said to exist unless a decisions a commitment of resources, direction or reputation has been made

B. DECISION ROLES ( Aturan pengambilan keputusan)  langkah – langkahnya  sebagai berikut:

A.  The entrepreneurial role (kewirausahaan), manajer mengambil keputusan – keputusan penting tentang ide – ide baru yg dapat memajukan organisasi

B.  The disturbance handler role (penyelesaian gangguan), manajer dapat menyelesaikan gangguan – gangguan thdp organisasi ( pemogokan, kelangkaan bahan baku dsb)

C.  The resource allocator role (peranan pembagi sumberdaya). Manajer harus dapat mengalokasikan sumberdaya organisasi yg terbatas agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien.

D.  The Negotiator role ( peranan perunding). Manajer melakukan negosiasi dengan pihak tertentu yg berhubungan dengan organisasi ( dgn serikat pekerja)

      Pengambilan keputusan didasarkan pada faktor – faktor sebagai berikut :

1.      intuition ( intuisi)

suara hati individu yang mengambil keputusan ( ilham, perasaan, kemampuan mental pribadi).

kelebihannya :

A.                keputusan diambil cepat dan singkat

B.                memanfaatkan kecakapan pengambilan keputusan

kelemahannya :

A.                kemungkinan keputusan yang diambil salah

B.                tidak cukup tersedianya alat utk mengambil keputusan

2.      facts  (fakta – fakta )

merupakan kejadian – kejadian, kondisi – kondisi yang mendorong manajer mengambil keputusan

keuntungannya :

A.              keputusan yang diambil lebih rasional, logis, ideal, dan resikonya relatif kecil

B.               keputusan lebih mudah direalisasikan

3.    experience (pengalaman)

pengambilan kputusan yang dilakukan oleh manajer juga didasari oleh pengalaman mereka dalam pengambilan keputusan

kelebihannya :

A.  keputusan dapat didasarkan pada pengetahuan praktis

B.  pengalaman terbaik dari si pembuat keputusan dapat dijadikan pedoman untuk mengambil keputusan berikutnya

kelemahannya:

a.    keputusan yang diambil berdasarkan pengalaman mungkin hanya dapat dilakukan pada situasi tertentu saja

b.    pengalaman dari pembuat keputusan mungkin terbatas

4.    authority ( kekuasaan )

untuk mengambil keputusan seorang manajer perlu mempunyai kekuasaan atau power

kelebihannya :

A.        keputusan mudah diterima

B.        keputusan jelas, karena diketahui sumbernya

C.        lebih bersifat mengikat dan resmi

 kelemahannya:

1.    memungkinkan terjadinya praktek diktator

2.    memungkinkan terjadinya keputusan yang subyektif

Langkah – Langkah Pengambilan Keputusan

1.          identifikasi problem ( problem identification)

yaitu  perbedaan antara keadaan sekarang dengan keadaan yang diinginkan :

• scanning stage

memonitor situasi kerja dan perubahan lingkungan yang dapat menimbulkan masalah

• categorization stage

mengkategorisasikan perbedaan situasi sekarang dengan situasi yang diinginkan, apakah perbedaan itu akan menjadi masalah bagi perusahaan atau tidak

• diagnose stage

pengumpulan informasi tambahan dan mendiagnosa penyebab dan akibat yang dapat ditimbulkan dari masalah tersebut

2.          mencari alternatif solusi

3.          evaluasi dan memilih alternatif, kriteria menilai alternatif dalam pengembilan keputusan adalah sebagai berikut :

• feasibility (menilai apakah suatu alternatif dapat dicapai dengan batasan – batasan yang ada dalam organisasi)

• quality (menilai apakah alternatif tersebut efektif untuk menyelesaikan masalah yang ada)

• acceptability (tingkat penerimaan pembuat keputusan dan orang lain yang berhubungan terhadap alternatif tersebut
•   cost (berapa sumberdaya yang dibutuhkan dan apa efek samping dari suatu alternatif)
•  reversibility (kemampuan untuk mengganti alternatif secara mudah)

6.          implementasi dan monitor solusi yang dipilih

 Model – Model Pengambilan Keputusan

1.    classical decision model

manajer memiliki informasi sempurna dalam lingkungan tertentu, mengetahui problem dengan jelas, tahu semua alternatif yang mungkin dan konsekuensinya

memilih alternatif yang memberikan solusi terbaik bagi problem organisasi ( optimasi keputusan)

2.    behavioral decision model

informasi yang dimiliki manajer tidak sempurna dan mengasumsikan bahwa orang bertindak berdasarkan nilai yang mereka terima tentang suatu situasi. merupakan pemilihan alternatif yang paling memuaskan dari beberapa alternatif yang ada (satisficing decision)

Jenis – Jenis Pengambilan Keputusan

1.  Group Decision Making (pengambilan- keputusan kelompok)

cara mendorong kreativitas kelompok :

·         brainstorming

suatu teknik yang mendorong anggota kelompok untuk menemukan ide – ide sebanyak mungkin dari suatu topik tanpa menilai ide tsb.

·         nominal group technique

teknik yang menggabungkan pekerjaan individu dan kelompok dalam suatu aturan tertentu

·         synectics

teknik menggunakan suatu analog untuk membantu anggota kelompok melihat masalah dari perspektif yang baru

2.  Pengambilan Keputusan Berdasarkan Sifat (Characteristic Decision Making )

sifat pengembilan keputusan :

·         keputusan auto generated

keputusan yang diambil dengan cepat serta kurang memperhatikan, mempertimbangkan data, fakta, informasi, tempat dsb

·         keputusan induced

keputusan yang diambil dengan mempertimbangkan data, fakta informasi, situasi, tujuan dan analisa tertentu. keputusan ini lebih rasional dan dapat dipercaya, serta risiko yang akan

·         terjadi dapat diminimalkan

( a dan b = keputusan individu)

Decision Support System Terdiri Dari

·         Data

·         Decision Model or Decision Procedure

·         Decision Maker

·         Tenaga ahli kebijakan public

·         Tenaga ahli program computer  / Programmer

·         Perangkat computer

Expert System dalam decision maker  terdiri dari :

·              Tenaga ahli kebijakan public

·              Tenag ahli program computer  / Programmer

·              Tenaga ahli hukum

·              Tenaga ahli ekonomi dan perusahaan

·              Tenaga ahli manajemen

Metode Kuantitatif   Untuk Pembuatan Keputusan Manajemen Langkah – Langkahnya Sebagai Berikut :

§  identifikasi dan pengukuran tujuan – tujuan

§  pengkuantifikasian dari semua variabel faktor tetap yang relevan

§  pemakaian model – model, biasanya akstraksi – akstraksi matematika yang secara kuantitatif merupakan hubungan

§  optimasi dan minimasi suatu fungsi tertentu ( efisiensi belanja)

§  jalan pikiran yang teratur dan metodologi logis

PENGORGANISASIAN

A. PENGERTIAN :

Suatu proses dimana pekerjaan diatur dan dibagikan diantara para anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.

menurut Schermerhorn:  organizing is the process of arranging people and other resources to work together to accomplish a goal. dan selanjutnya koontz & o’donnel: the organization function of the manager involves the determination and enumeration of the activities required to achieve the objective of the enterprise, the grouping of the these activities, the assigment of such group of activition to a department headed by a manager and the delegation of authority carry them out

menurut Koontz  organization process adalah “

1.     Activities Identification (diperlukan untuk mencapai tujuan)

2.    Departementalization ( pengelompokan aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan )

3.    Delegation Of Authority ( pendelegasian wewenang untuk menjalankan aktivitas tertentu)

4.    Coordination ( proses penentuan hubungan, wewenang, dan informasi secara horizontal maupun vertical)

DEPARTEMENTASI:

1.    Departementation By Enterprise Function, manajer diberi wewenang untuk menjalankan proses / fungsi yang spesifik di dalam suatu organisasi

Kebaikan Dan Kelemahan Organisasi Fungsional

kebaikan	kelemahan
manajer secara eksklusif bekerja sesuai spesialisasinya	dapat terjadi terlalu banyak spesialisasi
aktivitas bisnis berdasarkan fungsi sesuai spesialisasinya	2.      sulit koordinasi antar fungsi
mempermudah pelatihan	tiap departemen hanya terfokus pada fungsinya sendiri, kurang terfokus pada tujuan perusahaan secara komprehensif
top management memiliki alat kontrol yang lebih ketat	pengembangan yang terbatas bagi manajer umum
penggunaan sumberdaya efisien

  

2.    Departementation By Division / Product : organisasi dipecah menjadi beberapa unit yang independen. tiap unit memiliki sumberdaya sendiri untuk mengoperasikan unitnya secara bebas

Kebaikan Dan Kelemahan Organisasi Divisional

KEBAIKAN	KELEMAHAN
memudahkan koordinasi antar fungsi	adanya duplikasi fungsi – fungsi operasi di setiap divisi
berorientasi pada permintaan pasar	tingginya persaingan antar divisi
penekanan pada tujuan divisi	koordinasi dari proyek secara divisi silang sangat sulit untuk dilakukan
.pengendalian dan penilaian dilakukan secara langsung	para manajer sulit untuk berhubungan dengan lingkungan diluar divisinya
manajer memiliki kesempatan berkembang lebih baik	mengabaikan tujuan organisasi secara keseluruhan

  

 3.    Departementation  By Geografis / Territory :  dilaksanakan oleh organisasi yang mempunyai aktivitas tersebar secara fisik ke beberapa wilayah

 Kebaikan Dan Kelemahan Departementasi Berdasarkan Wilayah

KEBAIKAN	KELEMAHAN
tanggungjawab pada tingkat bawahan	-          memerlukan lebih banyak orang dgn kemampuan manajer umum
fokus pada pasar & masalah lokal	-          cenderung mempersulit pemeliharaan pelayanan pusat ekonomi
meningkatkan koordinasi dalam suatu wilayah	-          menambah masalah bagi pengendalian manajemen puncak
komunikasi tahap mula lebih baik dengan kepentingan lokal
menarik keuntungan dari perekonomian operasi lokal
memberi pelatihan yang bisa diukur oleh manajer umum

4.   Departementation By Customer

perusahaan berusaha melayani dan memuaskan pelanggannya secara maksimal

KEBAIKAN DAN KELEMAHAN DEPARTEMENTASI BERDASARKAN PELANGGAN

KEBAIKAN	KELEMAHAN
mendorong konsentarsi pada pelanggan	sulit mengkoordinasikan permintaan pelanggan yang bersaing
memberi pelanggan perasaan bahwa mereka memahami pemasok	memerlukan manajer dan staf ahli dalam masalah pelanggan
mengembangkan keahlian dalam bidang pelanggan	kelompok pelanggan tidak dapat didefiniskan secara jelas

                                                                

5. Departementation By Process&Equipment

tujuannya untuk mendapatkan keuntungan ekonomis, meskipun hal ini mungkin juga dituntut oleh sifat peralatan tertentu

6.      Departementation By Time

dikelompokkan berdasarkan waktu, banyak digunakan oleh tingkat organisasi paling bawah

dan struktur organisasinya sebagai berikut :

 

7.    Departementation By Number

dikelompokkan berdasarkan angka, banyak digunakan oleh tingkat organisasi paling bawah

RENTANG KENDALI ( SPAN OF CONTROL )

Batas jumlah bawahan langsung yangdapat diawasi atau dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer

1. FAKTOR KETERBATASAN RENTANG KEBUTUHAN ORGANISASI :

A.     keterbatasan waktu

B.     keterbatasan pengetahuan

C.    keterbatasan kemampuan

D.    keterbatasan perhatian

2. FAKTOR YANG MEMPENGARUHI BESAR KECILNYA RENTANG :

A.  pelatihan para bawahan (rentang luas)

B.  kejelasan pendelegasian otoritas ( rentang sempit)

C.  kejelasan perencanaan (rentang luas)

D.  tingkat interaksi yang diperlukan (rentang sempit)

E.   laju perubahan ( rentang sempit)

Rentang Yang Sempit Bentuk Organisasi Semakin Tall Dan Banyak Tingkatan Manajemen

RENTANG SEMPIT ( NARROW SPAN)

KEUNTUNGAN	KERUGIAN
1. pengawasan ketat	1. atasan  cenderung terlalu terlibat dalam pekerjaan bawahan
2. komunikasi cepat antara atasan - bawahan	2. level manajemen yang banyak menyebabkan tingginya biaya
	3. jarak antara level terendah dengan tinggi terlalu jauh

RENTANG LEBAR ( WIDE SPAN)

KEUNTUNGAN	KERUGIAN
1. atasan didorong untuk mendelegasikan wewenang	1. atasan  cenderung kelebihan beban sehingga keputusan terlambat
2. kebijakan harus jelas	2. dapat hilangnya control atasan
3. pemilihan karyawan harus hati - hati

WEWENANG

hak yang dimiliki oleh suatu posisi untuk membuat keputusan yang akan mempengaruhi orang lain

Hubungan Wewenang

1.    line authority / relationship wewenang lini terjadi bila terdapat hubungan wewenang langsung antara atasan – bawahan, yang berarti setiap manajer melaksanakan wewenang yang utuh kepada seluruh bawahan

2.    staff authority

     biasanya staf mempunyai hak untuk memberikan saran, usulan, dan pendapat pada para manajer lini. manajer lini : orang yang bertanggungjawab atas keberhasilan maupun kegagalan organisasi

3. functional authority

     hak yang didelegasikan kepada seorang individu atau departemen untuk mengontrol aktivitas yang spesifik yang dilakukan oleh karyawan dimanapun aktivitas itu berada dalam organisasi

Delegasi wewenang

Pengalihan kekuasaan dan hak untuk bertindak kepada orang lain tujuannya memungkinkan terbentuknya organisasi

Proses Pendelegasian Wewenang

1.        menentukan hasil yang diharapkan dari suatu posisi

2.        menugaskan sesuatu pekerjaan pada posisi tsb

3.        mendelegasikan wewenang untuk menyelesaikan tugas tersebut

         Sikap Yang Mendukung Pendelegasian Wewewenang Yang Efektif

1.        kesediaan untuk menerima

2.        kesediaan untuk melepaskan

3.        kesediaan membiarkan orang lain berbuat kesalahan

4.        kesediaan untuk mempercayai bawahan

5.        kesediaan untuk menetapkan dan menggunakan pengendalian yang luas

SENTRALISASI

suatu kebijakan yang menempatkan wewenang pengendalian dan pengambilan keputusan di tangan eksekutif puncak

kebaikan sentralisasi :

1.        pengendalian dapat lebih efektif

2.        mengurangi waktu pengembilan keputusan

3.        keseragaman rencana dari tindakan yang dilakukan

kerugiannya :

1.        kelambatan pengembilan keputusan

2.        manajer muda mempunyai sedikit pengalaman dalam  pengambilan keputusan

3.        kaderisasi manajer buruk

DESENTRALISASI

kebijakan untuk mendelegasikan wewenang pembuatan keputusan ke level yang lebih rendah dalam struktur organisasi, kecuali hal – hal tertentu yang memang harus ditangai oleh manajer puncak

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PROSES SENTRALISASI ATAU DESENTRALISASI

1.    mahalnya suatu keputusan

2.    keseragaman kebijakan

3.    kemajuan perusahaan

4.    sejarah perusahaan

5.    keinginan kemandirian

6.     tersedianya manajer

7.    teknik pengendalian

8.    pengaruh lingkungan