1. Administrasi
Istilah Administrasi secara etimologis berasal dari bahasa latin Administratio yang dapat berarti pemberian bantuan,
pemeliharaan, pelaksanaan, pimpinan dan pemerintahan, serta pengelolaan. Istilah tersebut
selanjutnya berkembang menjadi administrazione
di Italia, dan di Belanda disebut administratie, yang mencakup stelselmatige verkrijging, en verwerking van
gegevens (dalam bahasa Indonesia
Ketatausahaan) dan bestuur en beheer. Bestuur adalah manajemen dari kegiatan
organisasi, dan beheer adalah manajemen dari sumberdayanya (finansial,
personil, materil, gudang dan sebagainya).
Istilah administrasi dalam bahasa Inggris disebut administration, berasal dari kata kerja to administer mempunyai arti to
serve (melayani), dan to manage (mengelola) ataupun to direct (menggerakkan). Dengan demikian administration
mengandung makna pelayanan ataupun pengelolaan.
Dari berbagai pemahaman tersebut, maka pengertian administrasi dapat
dibedakan sebagai sebagai berikut :
- Administrasi dalam
arti sempit, diartikan terbatas sebagai kegiatan tata usaha (clerical
work dan office work) yang berkenaan dengan penyusunan dan pencatatan
data dan informasi secara sistematis tentang segala sesuatu yang terjadi
dalam organisasi. (LAN: 203)
- Administrasi dalam
arti luas berhubungan dengan kerjasama dan upaya (organisasi dan
manajemen) yang bersifat sistematis, rasional, dan manusiawi yang
dilakukan sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan bersama ( LAN:203)
- Leonard D White ( 1958) :Administration
is process common to all group effort, public or private, civil or
military, large or small scale …. Etc
- H.A. Simon et al
(1958) : Administration as the activities of groups cooperating to
accomplish common goal .
Berdasarkan atas definisi
atau pengertian yang dikemukakan para pakar, maka ciri – ciri administrasi
adalah :
- Adanya kelompok manusia,
yaitu kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau lebih
- Adanya kerjasama dari
kelompok tersebut
- Adanya kegiatan / proses /
usaha
- Adanya bimbingan,
kepemimpinan, dan pengawasan
- Adanya tujuan yang akan /
ingin dicapai
Lembaga Administrasi Negara (2003), mengemukakan pentingnya studi
dan peran administrasi dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
pada era modernisasi saat ini, antara lain disebabkan oleh kebutuihan dan
kenyataan sebagai berikut:
- Dalam kehidupan masyarakat
modern, pola kehidupan di berbagai bidang berkembang berdasarkan kerjasama
yang terorganisasi
- Pola kehidupan yang
terorganisasi tersebut berkaitan dengan pola kehidupan modern dan cara
berfikir serta bekerja secara rasional
- Cara berfikir dan bekerja
secara rasional menuntut penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologiu modern
- Cara berfikir modern dan
bekerja secara rasional dimaksudkan untuk mewujudkan efektivitas dan
efisiensi kerja dalam pencapaian tujuan
- Berfikir dan bekerjasama
secara rasional dengan teknologi modern dan dengan pola kehidupan
berorganisasi ke arah terwujudnya efisiensi dan efektivitas itu memerlukan
administrasi
Dari sudut fokus
pengamatan keilmuan terdapat dua perkembangan bidang studi yaitu :
- Mempelajari
atau menelaah fenomena kerjasama yang dilakukan oleh organisasi privat dan
bersifat privat, menjadi focus kajian atau bidang studi administrasi niaga
(Business administration)
- Telaahan
mengenai fenomena kerjasama yang dilakukan oleh organisasi public dan
bersifat public atau mengenai masalah public yang menyangkut masyarakat
luas (public affairs), menjadi fokus kajian atau bidang studi
administrasi Negara (Public
Administration)
2. Organisasi
Para pelaksana atau anggota dalam suatu institusi atau lembaga,
sering merumuskan program dan tujuan organisasi, mereka merumuskan aktivitas
berbagai kerjasama untuk mencapai tujuan tersebut. Mereka umumnya melakukan
proses tersebut di dalam suatu wadah yang disebut organisasi.
Robbins (
1989: 4) mengemukakan bahwa organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang
dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat
diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus-menerus untuk
mencapai suatu tujuan, bersama, atau sekelompok tujuan.
Karakteristik
organisasi adalah :
- Terdapat
proses koordinasi secara sadar (manajemen)
- Adanya
kesatuan social
- Adanya
interaksi diantara anggota
- Adanya
imbalan prestise yang relatif
- Sdsnys
kepuasan membantu orang lain
Organisasi mengakui adanya kebutuhan untuk mengkoordinasikan pola
interaksi para anggota organisasi secara formal yaitu melalui struktur
organisasi. Dengan demikian struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan
dibagi, siapa melapor kepada siapa, dan mekanisme koordinasi yang formal, serta
pola inetaraksi yang diikuti
Drucker (
1997) Karakteristik Organisasi masa depan (The organization of the future) adalah :
- Mencari
tahu siapa konsumen tama kita
- Mencari
tahu apa yang merekam inginkan
- Penuhi
keinginan mereka dengan nilai yang lebih baik dari apa yang dilakukan oleh
orang lain
- Berhentilah
selalu bertanya pada boss, anda tahu apa yang terbaik, dan anda mempunyai
kewajiban untuk melayani konsumen dan tidak selalu minta ijin
- Anggota
organisasi harus memiliki kebebasan dan otonomi serta bertindak
professional
- Anggota
organisasi hanya butuh informasi dan pelatihan
- Anggota
organisasi tidak memperoleh sesuatu dengan Cuma – Cuma
- Anggota
organisasibekerja untuk memiliki sesuatu setiap hari
- Anggota
organisasi tidak akan mentolerir seseorang yang tidak mau menyumbangkan
tenaga untuk kelompok.
3. Manajemen
Manajemen dalam konsep populer berarti suatu upaya atau proses
upaya dari seorang pimpinan dengan kewenangan tertentu untuk mewujudkan sesuatu
tujuan tertentu dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya yang ada dan yang
dikuasai pimpinan tersebut, terutama sumberdaya manusia yang berada dibawqah
kekuasannya. Pakar manajemen sering menyatakan bahwa management is getting done through the effort of other people.
Menurut H Koontz & O’Donnel, management involves getting things done throught and with the people (Manajemen berhubungan dengan pencapaian sesuatu tujuan yang dilakukan melalui
dan dengan orang lain). Selanjutnya
Makharita. R ( 1977 – 1980) : management
is the utilization of available or potentials resources in achieving a given
ends (manajemen adalah pemanfaatan sumber – sumber yang tersedia atau yang
berpotensial di dalam pencapaian tujuan). Dan Terry mengemukakan bahwa management is a distinct process consisting
of planning, organizing, actuating, and controlling, utiliting in each both
science and art, and followed in order to accomplish predetermined objectives (Manajemen adalah suatu proses yang membeda
– bedakan atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan , pelaksanaan dan
pengawasan, dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya).
Guna memperjelas Fungsi manajemen tersebut diatas, dapat
dijelaskan sebagai berikut :
Planning ( perencanaan) ini meliputi serangkaian keputusan –
keputusan termasuk penentuan – penentuan tujuan, kebijakan, membuat program –
program, menentukan metode dan prosedur, serta menetapkan jadwal waktu pelaksanaan
Organizing (
Pengorganisasian) , yaitu pengelompokan kegiatan – kegiatan
yang diwadahi dalam unit – unit untuk melaksanakan rencana dan menetapkan
hubungan antara pimpinan dan bawahannya.
Actuating (
Penggerakan), adalah usaha agar semua anggota kelompok
suka melaksanakan tercapainya tujuan dengan kesadarannya dan berpedoman kepada
perencanaan dan usaha pengorganisasian.
Controlling ( Pengawasan)
adalah untuk mengetahui bahwa hasil pelaksanaan pekerjaan sedapat mungkin
sesuai dengan rencana. Hal ini menyangkut standarisasi,( penentuan standar) ,
artinya membandingkan antara kenyataan dengan stansar dan bila perlu melakukan
koreksi, apabila pelaksanaannya menyimpang daripada rencana.
Dibawah ini dikemukakan beberapa pendapat
yang tidak membedakan antara antara administrasi dengan manajemen (artinya
sama) :
1. William H
Newman yang menyatakan bahwa arti administrasi sama dengan arti manajemen ( The technique of organizations is
management)
2. M.E. Dimock
: Administration ( or management) is a
planned Approach to the solving of all kinds of problems in almost every
individual or group activity both public or private (Administrasi atau
manajemen adalah suatu pendekatan rencana terhadap pemecahan semua permasalahan
yang kebanyakan terdapat pada setiap individu atau kelompok baik Negara maupun
swasta )
Kemudian
pendapat yang menyatakan bahwa administrasi berbeda dengan manajemen yaitu :
- Dalton E. Mc Farland : Administration refers to determination
of major aims and policies, whereas management refers to the carrying out
of operations designed to accomplish the aims and effectuate policies.
(Administrasi ditujukan terhadap penentuan tujuan pokok dan kebijakannya,
sedangkan manajemen ditujukan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan maksud
menyelesaikan / mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijakan )
- Ordway Tead : Administration
is the process and agency which is responsible for the determination of
the aims for which an organization and its management are to strive … etc
(administrasi adalah suatu proses dan badan yang bertanggung jawab
terhadap penentuan tujuan, dimana organisasi dan manajemen digariskan dan
sebagainya) . Management is process and agency which
directs and guides the operation of organization in the realizing of
established aims …. Etc (Manajemen adalah suatu proses dan badan yang
secara langsung memberikan petunjuk, bimbingan kegiatan dari suatu
organisasi dalam merealisasikan tujuan yang telah ditetapkan …. Dan
seterusnya.)
Hubungan antara
administrasi, organisasi dan manajemen .
Berdasarkan atas terori yang
dikemukakan oleh Ordway Tead dan Dalton Mc Farland dapat dimpulkan bahwa
admnistrasi terdiri dari organisasi dan manajemen. Kemudian jika kita
mempelajari teori Dimock & Koenig, inti dari manajemen adalah kepemimpinan ( leadership
is the key to management ). Dalam pengambilan keputusan ( decisions making process) yang mempunyai
tanggung jawab dalam pengembilan keputusan adalah pemimpin / kepala, maka
dengan demikian inti dari kepemimpinan ialah pengambilan keputusan. Dalam
proses pengembilan keputusan olem pimpinan, yang harus menjadi pertimbangan
adalah hubungan antar manusia ( Human
relation), terutama hubungan pimpinan dengan bawahan selaku staf pimpinan .
Dalam hal ini perlu dipertimbangkan bahwa seberapa besar kontribusi bawahan kepada
pimpinan dalam proses pengambilan keputusan. Dengan demikian dapat disimpulkan
bahwa inti dari pengambilan keputusan adalah hubungan antar manusia ( Human relation). Untuk memperjelas hubungan antar
administrasi, organisasi, manajemen, kepemimpinan, penghubungan antar manusia
dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :
TINGKAT MANAJER DAN KETRAMPILAN MANAJER
Setiap pimpinan ( manajer ) atau pemimpin pekerjaan , diharuskan memiliki 2
(dua) macam ketrampilan ( skill) ,
yaitu ketrampilan administrasi / manajemen dan ketrampilan teknis ( Administrative / managerial skill and
technician skill). Menurutr Henry Fayol bahwa setiap tingkatan manajemen
yang terbagi atas :
- Pimpinan Tingkat
Atas ( Top Management)
- Pimpinan Tingkat
Menengah ( Middle Management)
- Pimpinan Tingkat
Bawah ( Lower Management)
Beban kerja atau beban tugas dari
tiap tingkatan majemen tersebut berbeda dalam penyelesaian tugasnya /
pekerjaannya. :
- Lower
management ( Pimpinan Tingkat Bawah) :
-
menangani tugas yang
bersifat operasional,
-
diperlukan kecakapan /
ketrampilan teknis ( technical skill
) yang lebih besar,
-
Ketrampilan manajemen
tidak banyak diperlukan,
-
Mereka secara langsung
memimpin pelaksanaan pekerjaan dengan memberikan petunjuk, bimbingan, dan
pengendalian kerja terus menerus kepada bawahannya
- Middle
Management ( Pimpinan Tingkat Menengah) :
- Penghubung kebijaksanaan
pimpinan tingkat atas bagi keperluan pimpinan tingkat bawah
- Diperlukan kecakapan/
ketrampilan untuk menterjemahkan
kebijakan secara terperinci, sehingga dapat dengan mudah dijadikan
pedoman pimpinan tingkat bawah
- Ketrampilan manajemen /
administrasi ( Administrative /
Management skill) lebis besar dibandingkan dengan ketrampilan teknis ( Technical Skill)
- Top Management ( Pimpinan Tingkat Atas) :
-
Yang bertanggungjawab
atas berhasilnya misi organisasi
- Harus mempunyai
pandangan yang luas, mempunyai kemampuan melihat kedepan, yang dapat membawa
kemajuan bagi organisasinya
- Wajib menentukan
kebijakan ( General policies), yang
menggariskan arah, tujuan, dan sasaran yang akan dicapai
- Harus melakukan
pembinaan, pengarahan, bimbingan terhadap pimpinan yang lebih rendah terutama
kepada pimpinan tingkat menengah
-
Diperlukan ketrampilan administrative / Management skill dan
sedikit terlibat dalam bidang ketrampilan teknis ( Technical Skill)
Untuk memperjelas hal tersebut, Henry Fayol menggambarkan tingkat ketrampilan administrasi , manajemen, dan
teknis operasional sebagai berikut :
Tingkat
Manajemen
|
Jabatan
(Staff)
|
Administrative ability / skill
|
Managerial ability / skill
|
Technical ability / skill
|
Top Management
|
1.Ministery state department
2.General manager
|
60%
50%
|
32%
40%
|
8%
40%
|
Middle
Management
|
1. Plant
Manager
2. Department
head
|
40%
35%
|
45%
35%
|
15%
30%
|
Lower Management
( Supervisory)
|
1. Shop
manager
2. Foreman
|
25%
15%
|
30%
25%
|
45%
60%
|
Pelaksana
(Operational)
|
workman
|
5%
|
10%
|
85%
|
Sumber :
Henry Fayol
PERENCANAAN
Pengertian :
Perencanaan
adalah keputusan untuk waktu yang akan datang, apa yang akan dilakukan,
bilamana akan dilakukan dan siapa yang akan melakukan. Sekalipun waktu yang
akan datang jarang dapat diperkirakan secara tepat, terutama faktor – faktor
diluar jangkauannya, tetapi dengan proses intyelektual perencanaan diharapkan
akan dapat mendekatai kebenaran.
Menurut Gart N
Jone, planning is the process of selecting and developing the course of
action to accomplish an objective ( perencanaan adalah proses pemilihan dan
pengembangan daripada tindakan yang paling baik / menguntungkan untuk mencapai
tujuan ) ./ Kemudian menurut W.H. Newman,
planning is deciding in advance what is to be done, that is a plan, it is
projected a course of action ( perencanaan adalah keputusan apa yang akan
dikerjakan untuk waktu yang akan datang, yaitu suatu rencana yang diproyeksikan
dalam suatu tindakan). Dan banyak pendapat mengatakan bahwa perencanaan
merupakan suatu proses estimasi kemungkinan yang akan dating, menilai kemampuan
yang dimiliki untuk mencapai kemungkinan tersebut.
Tipe – tipe Perencanaan
Salah satu usaha
untuk menilai kegiatan perencanaan yang bermacam – macam ialah meninjau
berbagai tipe perencanaan yang merupakan hasil dari proses perencanaan .
Menurut LAN ( 2007) tipe – tipe Perencanaan adalah sebagai `berikut :
1.
Tujuan ( Objectives)
Tujuan dirumuskan oleh pimpinan tingkat atas berdasarkan penilaian
ekonomi, social, dan politik, sesuai dengan garis – garis pengarahan startegi
dan kebijakan
2.
Strategi ( Strategy)
Perencanaan strategi adalah bersifat jangka panjang dan menjadi
perencanaan yang bersifat taktis pada pimpinan tingkat bawah. Perencanaan
taktis adalah bersifat jangka pendek
3.
Kebijakan ( Policy)
Kebijakan membatasi ruang lingkup dalam pembuatan keputusan dan
menjamin bahwa keputusan yang diperlukan akan memberikan sumbangan terhadap
penyelesaian tujuan yang menyeluruh.
4.
Prosedur ( Procedures)
Prosedur menggambarkan urutan – urutan yang bersifat kronologis dari
setiap tindakan yang harus dilakukan
5.
Anggaran ( Budgets)
Suatu rencana yang meliputi sumber – sumber dana yang ada kaitannya
terhadap semua tahap – tahap kegiatan untuk periode tertentu dalam waktu yang
akan datang
6.
Rencana Proyek ( Project plan)
Adalah perpaduan dari tujuan, kebijakan, prosedur, anggaran, dan
unsur – unsur lain yang diperlukan untuk melaksanakan tujaun yang telah ditetapkan sebelumnya.
7.
Rencana Fungsional ( Functional
Plan)
Suatu garis tindakan yang akan dilakukan dalam bidang fungsional
terhadap penyelesaian sasaran perencanaan organisasi secara keseluruhan.
Menurut Wilujeng
( 2007 : 61) tipe – tipe / jenis rencana adalah sebagai berikut :
1.
Rencana menurut horizon waktu :
a. Rencana jangka pendek ( kurang dari 1
tahun)
b.
Rencana jangka menengah ( 1 – 2
tahun)
c. Rencana jangka panjang ( 3 tahun atau
lebih)
2.
Rencana menurut subyeknya
a.
Rencana produksi
b.
Rencana pemasaran
c.
Rencana Finansial
d.
Rencana tenaga kerja
3.
Rencana menurut ruang
lingkupnya:
a.
Strategic Plan (rencana strategis), yaitu rencana yang ditujukan pada kebutuhan
jangka panjang organisasi dan menentukan secara komprehensif arah dari tindakan
organisasi atau sub unit organisasi
b.
Operational Plan ( rencana operasional),
yaitu rencana yang ditujukan pada aktivitas tertentu dalam menerapkan rencana
strategis
4.
Rencana menurut penggunaannya
a.
Standing Plan, yaitu rencana yang
diupergunakan berulang – ulang :
- Policies, yaitu standing plan yang mengkomunikasikan panduan bagi keputusan
dan tindakan tertentu
- Procedure, yaitu standing
plan yang meliputi kronologis / urutan dari tindakan – tindakan yang harus
dilakukan dalam situasi tertentu
- Rules, peraturan spesifik tentang tindakan yang harus dilakukan dan
tindakan yang tidak boleh dilakukan
b.
Single use plan:
- Budget, adalah rencana yang mengalokasikan sumberdaya organisasi
kedalam aktivitas, proyek, dan program organisasi
- Project schedule, adalah rencana yang meliputi baktivitas –
aktivitas yang dibutuhkan dalam pembuatan suatu proyek dalam organisasi
- Programs, yaitu rencana organisasi yang menyeluruh menyangkut
penganggaran di masa yang akan datang
5.
Rencana menurut unit organisasi
:
a.
Rencana perusahaan
b.
Rencana divisi
c.
Rencana Departemen
d.
Rencana Proyek
C. Perencanaan Strategis ( Strategic Plan)
Perencanaan strategis akan digunakan untuk menentukan misi utama
organisasi dan membagi – bagi sumberdaya yang diperlukan untuk mencapainya.
Dengan adanya perencanaan startegis, maka konsepsi perusahaan dalam mencapai
tujuan semakin jelas, sehingga akan memudahkan dalam memformulasikan sasaran
serta rencana – rencana lain, serta dapat mengarahkan sumber – sumber
organisasi secara efektif. Faktor
yang menyebabkan perencanaan startegis dapat menentukan keberhasilan organisasi
adalah :
1. Perencanarupakan tipe perencanaan yang
terpenting
2. Melakukan perencanaan startegis berarti
menetapkan misi organisasi secara jelas
3. Dengan perencanaan strategis memungkinkan
manajermempersiapkan diri terhadap kemungkinan terjadinya perubahan pada
lingkungan organisasi
Adapun langkah – langkah penyusunan perencanaan
startegis adalah sebagai berikut :
1. Tentukan tujuan, Manajer harus memilih
tujuan startegis. Pemilihan ini dipengaruhi oleh maksud, misi, nilai- nilai,
dan kekuatan serta kelemahan
2. Analisa lingkungan, tujuan yang telah
dipilih harus dicek dan disesuaikan dengan faktor eksternal yang ada.
3. Menetapkan ukuran, Manajer harus
menentukan ukuran guna mengevaluasi kegiatan – kegiatan yang akan dilakukan
4. Bandingkan rencana bawahan dengan rencana
strategis, Rencana strategis yang telah
dibuat sub unit atau manajemen tingkat
bawah perlu diteliti kesesuaiannya dengan rencana tingkat atas ( rencana
keseluruhan)
5. Hilangkan perbedaan yang terjadi, Perlu
penyesuaian antara rencana tingkat atas dan rencana tiungkat bawah sehinbgga
tidak terjadi perbedaan.
6. Memilih alternatif, manajer harus mampu
melakukan evaluasi dan memilih alternatif yang terbaik
7. Penerapan rencana startegis, Alternatif
yang terpilih akan menjadi rencana yang harus diformulasikan secara jelas, dan
kemudian dirinci kedalam kegiatan – kegiatan organisasi
8. Mengukur dan mengawasi kemajuan,
Pengukuran perlu dilakukan untuk menghindari terjadinya kegagalan
D. Operational Plan ( rencana operasional),
yaitu rencana yang ditujukan pada aktivitas
tertentu dalam menerapkan rencana strategis. Karena perencanaan telah
diterapkan pada berbagai kegiatan / aktivitas, maka rencana operasional lebih
menekankan kepada pelaksanaan / opersioanl, pembiayaan, kualitas produk dan
sebagainya. Rencana
opersional tersebut digolongkan sebagai berikut :
1. Growth
Plans, (rencana
pertumbuhan) : rencana ini memetakan arah, kemana organisasi itu bergerak,
tujuan – tujuannya, dan cepat geraknya ekspansi yang dicari
2. Profit
Plans ( Rencana
keuntungan) : perencanaan ini difokuskan pada peningkatan keuntungan per
produksi atau kelompok produksi
3. User
Plans/ product planning ( rencana pemakaian), Bagaimana memasarkan suatu hasil produk / jasa yang
dipilih atau lebih baik melayani suatu pasaran terpilih
4. Personal
management plans (Perencanaan
manajemen kepegawaian), yaitu rencan mengembangkan kinerja karyawan dan
melakukan seleksi bidang kepegawaian.
E. Pengambilan Keputusan (
Decesion Making )
Dalam menjalan kan roda perusahaan / organisasi , manajer harus
mampu mengambil tindakan / keputusan dalam jangka waktu yang cepat guna
menyelesaikan berbagai permasalahan yang dihadapi. Dengan demikian pembuatan
keputusan memegang peranan penting dalam perencanaan.
Menurut Bartol :
decisions making is the process throgh
which managers identify organizational problems and attempt to resolve them.
selanjutnya g.r. terry mengemukakan bahwa decisions making can be defined as the selections based on some
criteria of one behavior alternative from two or more possible alternatives.
dan harold koontz & cyril o’ donnel melengkapi bahwa decisions making the selection from among
alternatives of a course of actions is at the core planning. a plan cannot be
said to exist unless a decisions a commitment of resources, direction or
reputation has been made
B. DECISION
ROLES ( Aturan pengambilan keputusan) langkah – langkahnya sebagai berikut:
A. The entrepreneurial role (kewirausahaan), manajer mengambil keputusan – keputusan penting
tentang ide – ide baru yg dapat memajukan organisasi
B. The disturbance handler
role (penyelesaian gangguan), manajer dapat
menyelesaikan gangguan – gangguan thdp organisasi ( pemogokan, kelangkaan bahan
baku dsb)
C. The resource allocator role (peranan pembagi sumberdaya). Manajer harus dapat mengalokasikan sumberdaya
organisasi yg terbatas agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien.
D. The Negotiator role ( peranan perunding). Manajer melakukan negosiasi dengan pihak
tertentu yg berhubungan dengan organisasi ( dgn serikat pekerja)
Pengambilan keputusan didasarkan pada faktor – faktor sebagai berikut :
1.
intuition ( intuisi)
suara hati individu yang mengambil keputusan ( ilham, perasaan,
kemampuan mental pribadi).
kelebihannya :
A.
keputusan diambil cepat dan
singkat
B.
memanfaatkan kecakapan
pengambilan keputusan
kelemahannya :
A.
kemungkinan keputusan yang
diambil salah
B.
tidak cukup tersedianya alat
utk mengambil keputusan
2.
facts (fakta – fakta )
merupakan kejadian – kejadian, kondisi – kondisi
yang mendorong manajer mengambil keputusan
keuntungannya :
A.
keputusan yang diambil lebih
rasional, logis, ideal, dan resikonya relatif kecil
B.
keputusan lebih mudah
direalisasikan
3.
experience (pengalaman)
pengambilan kputusan yang dilakukan oleh manajer juga didasari oleh
pengalaman mereka dalam pengambilan keputusan
kelebihannya :
A. keputusan dapat didasarkan pada
pengetahuan praktis
B. pengalaman terbaik dari si pembuat
keputusan dapat dijadikan pedoman untuk mengambil keputusan berikutnya
kelemahannya:
a.
keputusan yang diambil
berdasarkan pengalaman mungkin hanya dapat dilakukan pada situasi tertentu saja
b. pengalaman dari pembuat keputusan mungkin terbatas
4.
authority ( kekuasaan )
untuk mengambil keputusan seorang manajer perlu
mempunyai kekuasaan atau power
kelebihannya :
A.
keputusan mudah diterima
B.
keputusan jelas, karena
diketahui sumbernya
C.
lebih bersifat mengikat dan
resmi
kelemahannya:
1.
memungkinkan terjadinya praktek
diktator
2.
memungkinkan terjadinya
keputusan yang subyektif
Langkah – Langkah Pengambilan Keputusan
1.
identifikasi problem ( problem
identification)
yaitu perbedaan antara keadaan sekarang dengan
keadaan yang diinginkan :
- scanning
stage
memonitor
situasi kerja dan perubahan lingkungan yang dapat menimbulkan masalah
- categorization
stage
mengkategorisasikan
perbedaan situasi sekarang dengan situasi yang diinginkan, apakah perbedaan itu
akan menjadi masalah bagi perusahaan atau tidak
- diagnose
stage
pengumpulan informasi tambahan dan mendiagnosa penyebab dan akibat
yang dapat ditimbulkan dari masalah tersebut
2.
mencari alternatif solusi
3.
evaluasi dan memilih alternatif, kriteria
menilai alternatif dalam pengembilan keputusan adalah sebagai berikut :
- feasibility (menilai apakah suatu alternatif dapat dicapai dengan batasan – batasan yang ada dalam organisasi)
- quality (menilai apakah alternatif tersebut efektif untuk menyelesaikan masalah yang ada)
- acceptability (tingkat penerimaan pembuat keputusan dan orang lain yang berhubungan terhadap alternatif tersebut
- cost (berapa sumberdaya yang dibutuhkan dan apa efek samping dari suatu alternatif)
- reversibility (kemampuan untuk mengganti alternatif secara mudah)
6.
implementasi dan monitor solusi yang
dipilih
Model – Model Pengambilan Keputusan
1. classical decision model
manajer
memiliki informasi sempurna dalam lingkungan tertentu, mengetahui problem
dengan jelas, tahu semua alternatif yang mungkin dan konsekuensinya
memilih alternatif yang memberikan
solusi terbaik bagi problem organisasi ( optimasi keputusan)
2.
behavioral decision model
informasi yang dimiliki manajer
tidak sempurna dan mengasumsikan bahwa orang bertindak berdasarkan nilai yang
mereka terima tentang suatu situasi. merupakan pemilihan alternatif yang paling
memuaskan dari beberapa alternatif yang ada (satisficing decision)
Jenis – Jenis Pengambilan Keputusan
1. Group Decision Making (pengambilan-
keputusan kelompok)
cara mendorong kreativitas kelompok :
·
brainstorming
suatu teknik yang mendorong anggota
kelompok untuk menemukan ide – ide sebanyak mungkin dari suatu topik tanpa
menilai ide tsb.
·
nominal group technique
teknik yang menggabungkan pekerjaan individu dan kelompok dalam
suatu aturan tertentu
·
synectics
teknik menggunakan suatu analog untuk membantu anggota kelompok
melihat masalah dari perspektif yang baru
2. Pengambilan
Keputusan Berdasarkan Sifat (Characteristic Decision Making )
sifat pengembilan keputusan :
·
keputusan auto generated
keputusan yang diambil dengan cepat serta kurang memperhatikan,
mempertimbangkan data, fakta, informasi, tempat dsb
·
keputusan induced
keputusan yang diambil dengan mempertimbangkan data, fakta
informasi, situasi, tujuan dan analisa tertentu. keputusan ini lebih rasional
dan dapat dipercaya, serta risiko yang akan
·
terjadi
dapat diminimalkan
( a dan b = keputusan individu)
Decision Support System Terdiri Dari
·
Data
·
Decision Model or Decision
Procedure
·
Decision Maker
·
Tenaga ahli kebijakan public
·
Tenaga ahli program
computer / Programmer
·
Perangkat computer
Expert System dalam decision maker terdiri dari :
·
Tenaga ahli kebijakan public
·
Tenag ahli program
computer / Programmer
·
Tenaga ahli hukum
·
Tenaga ahli ekonomi dan
perusahaan
·
Tenaga ahli manajemen
Metode Kuantitatif Untuk Pembuatan Keputusan Manajemen Langkah
– Langkahnya Sebagai Berikut :
§ identifikasi dan pengukuran tujuan –
tujuan
§ pengkuantifikasian dari semua variabel
faktor tetap yang relevan
§ pemakaian model – model, biasanya
akstraksi – akstraksi matematika yang secara kuantitatif merupakan hubungan
§ optimasi dan minimasi suatu fungsi tertentu ( efisiensi belanja)
§ jalan pikiran yang teratur dan metodologi
logis
PENGORGANISASIAN
A. PENGERTIAN :
Suatu proses dimana pekerjaan diatur dan dibagikan
diantara para anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai
dengan efisien.
menurut Schermerhorn: organizing
is the process of arranging people and other resources to work together to
accomplish a goal. dan selanjutnya koontz
& o’donnel: the organization function
of the manager involves the determination and enumeration of the activities
required to achieve the objective of the enterprise, the grouping of the these
activities, the assigment of such group of activition to a department headed by
a manager and the delegation of authority carry them out
menurut Koontz organization
process adalah “
1.
Activities Identification (diperlukan untuk mencapai tujuan)
2.
Departementalization ( pengelompokan aktivitas yang diperlukan
untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan )
3. Delegation Of Authority ( pendelegasian wewenang untuk menjalankan aktivitas tertentu)
4. Coordination ( proses penentuan hubungan, wewenang, dan informasi secara horizontal
maupun vertical)
DEPARTEMENTASI:
1. Departementation By Enterprise Function, manajer diberi wewenang untuk menjalankan proses / fungsi yang
spesifik di dalam suatu organisasi
Kebaikan Dan Kelemahan Organisasi Fungsional
kebaikan
|
kelemahan
|
manajer secara eksklusif
bekerja sesuai spesialisasinya
|
dapat terjadi terlalu banyak
spesialisasi
|
aktivitas bisnis berdasarkan fungsi
sesuai spesialisasinya
|
2.
sulit koordinasi antar fungsi
|
mempermudah pelatihan
|
tiap departemen hanya
terfokus pada fungsinya sendiri, kurang terfokus pada tujuan perusahaan
secara komprehensif
|
top management memiliki alat
kontrol yang lebih ketat
|
pengembangan yang terbatas bagi manajer
umum
|
penggunaan sumberdaya efisien
|
2. Departementation By Division / Product : organisasi dipecah menjadi beberapa
unit yang independen. tiap unit memiliki sumberdaya sendiri untuk
mengoperasikan unitnya secara bebas
Kebaikan Dan Kelemahan Organisasi Divisional
KEBAIKAN
|
KELEMAHAN
|
memudahkan koordinasi antar
fungsi
|
adanya
duplikasi fungsi – fungsi operasi di setiap divisi
|
berorientasi pada permintaan
pasar
|
tingginya persaingan antar
divisi
|
penekanan pada tujuan divisi
|
koordinasi
dari proyek secara divisi silang sangat sulit untuk dilakukan
|
.pengendalian dan penilaian
dilakukan secara langsung
|
para manajer sulit untuk
berhubungan dengan lingkungan diluar divisinya
|
manajer memiliki kesempatan
berkembang lebih baik
|
mengabaikan
tujuan organisasi secara keseluruhan
|
3. Departementation By Geografis / Territory :
dilaksanakan oleh organisasi yang mempunyai aktivitas tersebar secara
fisik ke beberapa wilayah
Kebaikan Dan Kelemahan
Departementasi Berdasarkan Wilayah
KEBAIKAN
|
KELEMAHAN
|
tanggungjawab pada tingkat
bawahan
|
-
memerlukan lebih banyak orang dgn
kemampuan manajer umum
|
fokus
pada pasar & masalah lokal
|
-
cenderung mempersulit pemeliharaan
pelayanan pusat ekonomi
|
meningkatkan
koordinasi dalam suatu wilayah
|
-
menambah masalah bagi pengendalian manajemen puncak
|
komunikasi
tahap mula lebih baik dengan kepentingan lokal
|
|
menarik
keuntungan dari perekonomian operasi lokal
|
|
memberi pelatihan yang bisa
diukur oleh manajer umum
|
4.
Departementation By
Customer
perusahaan
berusaha melayani dan memuaskan pelanggannya secara maksimal
KEBAIKAN DAN KELEMAHAN
DEPARTEMENTASI BERDASARKAN PELANGGAN
KEBAIKAN
|
KELEMAHAN
|
mendorong konsentarsi pada
pelanggan
|
sulit mengkoordinasikan
permintaan pelanggan yang bersaing
|
memberi pelanggan perasaan
bahwa mereka memahami pemasok
|
memerlukan manajer dan staf
ahli dalam masalah pelanggan
|
mengembangkan keahlian dalam bidang
pelanggan
|
kelompok pelanggan tidak dapat
didefiniskan secara jelas
|
5. Departementation By
Process&Equipment
tujuannya untuk mendapatkan keuntungan ekonomis,
meskipun hal ini mungkin juga dituntut oleh sifat peralatan tertentu
6.
Departementation By Time
dikelompokkan
berdasarkan waktu, banyak digunakan oleh tingkat organisasi paling bawah
dan struktur organisasinya sebagai berikut :
7.
Departementation By
Number
dikelompokkan
berdasarkan angka, banyak digunakan oleh tingkat organisasi paling bawah
RENTANG KENDALI ( SPAN OF CONTROL )
Batas
jumlah bawahan langsung yangdapat diawasi atau dikendalikan secara efektif oleh
seorang manajer
1. FAKTOR KETERBATASAN RENTANG KEBUTUHAN ORGANISASI :
A. keterbatasan waktu
B. keterbatasan pengetahuan
C. keterbatasan kemampuan
D. keterbatasan perhatian
2. FAKTOR YANG MEMPENGARUHI BESAR KECILNYA RENTANG
:
A. pelatihan para bawahan (rentang luas)
B.
kejelasan pendelegasian
otoritas ( rentang sempit)
C.
kejelasan perencanaan (rentang
luas)
D. tingkat interaksi yang diperlukan (rentang
sempit)
E.
laju perubahan ( rentang sempit)
Rentang Yang Sempit Bentuk Organisasi Semakin Tall Dan Banyak
Tingkatan Manajemen
RENTANG SEMPIT ( NARROW SPAN)
KEUNTUNGAN
|
KERUGIAN
|
1. pengawasan
ketat
|
1. atasan cenderung terlalu terlibat dalam pekerjaan
bawahan
|
2. komunikasi cepat antara atasan -
bawahan
|
2. level manajemen yang banyak
menyebabkan tingginya biaya
|
3. jarak antara level terendah dengan
tinggi terlalu jauh
|
RENTANG LEBAR ( WIDE SPAN)
KEUNTUNGAN
|
KERUGIAN
|
1. atasan didorong untuk mendelegasikan wewenang
|
1. atasan cenderung
kelebihan beban sehingga keputusan terlambat
|
2. kebijakan harus jelas
|
2. dapat hilangnya control atasan
|
3. pemilihan karyawan harus hati - hati
|
WEWENANG
hak yang dimiliki oleh suatu posisi untuk membuat keputusan yang akan
mempengaruhi orang lain
Hubungan Wewenang
1. line
authority / relationship
wewenang lini terjadi bila terdapat hubungan wewenang langsung antara atasan –
bawahan, yang berarti setiap manajer melaksanakan wewenang yang utuh kepada
seluruh bawahan
2. staff authority
biasanya staf
mempunyai hak untuk memberikan saran, usulan, dan pendapat pada para manajer
lini. manajer lini : orang yang bertanggungjawab atas keberhasilan maupun
kegagalan organisasi
3. functional authority
hak yang
didelegasikan kepada seorang individu atau departemen untuk mengontrol
aktivitas yang spesifik yang dilakukan oleh karyawan dimanapun aktivitas itu
berada dalam organisasi
Delegasi wewenang
Pengalihan kekuasaan dan hak untuk
bertindak kepada orang lain tujuannya memungkinkan terbentuknya organisasi
Proses Pendelegasian Wewenang
1.
menentukan
hasil yang diharapkan dari suatu posisi
2.
menugaskan
sesuatu pekerjaan pada posisi tsb
3.
mendelegasikan wewenang untuk
menyelesaikan tugas tersebut
Sikap
Yang Mendukung Pendelegasian Wewewenang Yang Efektif
1.
kesediaan untuk menerima
2.
kesediaan untuk melepaskan
3.
kesediaan
membiarkan orang lain berbuat kesalahan
4.
kesediaan untuk mempercayai
bawahan
5.
kesediaan
untuk menetapkan dan menggunakan pengendalian yang luas
SENTRALISASI
suatu kebijakan yang menempatkan wewenang pengendalian dan pengambilan
keputusan di tangan eksekutif puncak
kebaikan sentralisasi :
1.
pengendalian
dapat lebih efektif
2.
mengurangi
waktu pengembilan keputusan
3.
keseragaman
rencana dari tindakan yang dilakukan
kerugiannya
:
1.
kelambatan pengembilan
keputusan
2.
manajer muda mempunyai sedikit
pengalaman dalam pengambilan keputusan
3.
kaderisasi manajer buruk
DESENTRALISASI
kebijakan untuk mendelegasikan wewenang pembuatan keputusan ke level
yang lebih rendah dalam struktur organisasi, kecuali hal – hal tertentu yang
memang harus ditangai oleh manajer puncak
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PROSES SENTRALISASI ATAU DESENTRALISASI
1.
mahalnya suatu keputusan
2.
keseragaman kebijakan
3.
kemajuan perusahaan
4.
sejarah perusahaan
5.
keinginan kemandirian
6.
tersedianya manajer
7.
teknik pengendalian
8.
pengaruh lingkungan
Komentar
Posting Komentar
Tinggalkan komentar Anda..